Warum eine betriebliche Krankenversicherung für Mitarbeitende einrichten?

Da die NHS-Wartelisten weiterhin hoch sind (siehe die aktuellen Daten von NHS England zur Referral to Treatment), erwägen viele britische KMU eine private medizinische Versicherung (PMI) für Mitarbeitende. Die Einrichtung eines solchen Tarifs bedeutet jedoch nicht nur, einen Anbieter auszuwählen – es geht auch darum, Steuern, Payroll, Ausschlüsse und Streitfälle zu verstehen. Hier ist eine praktische Checkliste, die Ihnen hilft, alles richtig zu machen, mit typischen Fallstricken aus der Praxis und Hinweisen zu Nachweisen für jeden Schritt.

Checkliste: Betriebliche Krankenversicherung für Mitarbeitende in KMU einrichten

1. Anspruchsberechtigung und Leistungsumfang festlegen: Wer ist versichert – nur Mitarbeitende oder auch Familienangehörige? Welchen Leistungsumfang möchten Sie (Basis, ambulant, psychische Gesundheit, Zahnbehandlung)?

2. Underwriting-Methode wählen: Entscheiden Sie zwischen Moratorium (kein medizinischer Fragebogen, aber mehr Streitfälle bei Vorerkrankungen) und vollständigem medizinischem Underwriting (erfordert Gesundheitsangaben im Voraus, kann aber spätere Streitfälle verringern).

3. Mehrere Angebote einholen: Holen Sie mindestens drei Angebote ein – von Bupa, AXA Health, Aviva, Vitality, WPA. Bitten Sie um eine schriftliche Aufschlüsselung dessen, was enthalten und ausgeschlossen ist.

4. Policenausschlüsse klären: Prüfen Sie, wie jeder Anbieter Vorerkrankungen, chronische Erkrankungen, psychische Erkrankungen und „Lifestyle“-Erkrankungen definiert. Bitten Sie um schriftliche Definitionen und Beispielszenarien.

5. Payroll und Steuer-Meldung einrichten: Für Steuerjahre bis 2025/26 erfolgt die Meldung über P11D oder optional über die Payroll. Ab dem 6. April 2027 soll die verpflichtende Versteuerung über die Payroll nach dem stufenweisen Vorgehen von HMRC für medizinische Leistungen gelten (siehe die HMRC-Leitlinien zur verpflichtenden Versteuerung über die Payroll). Stellen Sie sicher, dass Ihr Payroll-Anbieter vorbereitet ist.

6. Mit Mitarbeitenden kommunizieren: Erklären Sie die Leistung, die steuerlichen Auswirkungen und was auf den Gehaltsabrechnungen zu erwarten ist. Geben Sie eine Kontaktstelle für Fragen an – HR, Payroll oder Ihren Makler.

7. Alles dokumentieren: Bewahren Sie Kopien von Angeboten, Policenunterlagen, Mitarbeitendenkommunikation, Opt-in-Unterlagen und Payroll-Berichten auf. Diese Nachweise sind wichtig, falls ein Streitfall oder eine HMRC-Anfrage entsteht.

Unübersichtliches Beispiel: Wenn die Einrichtung schiefgeht

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie richten für 12 Mitarbeitende eine PMI-Police ein. Sie wählen aus Zeitgründen Moratorium-Underwriting, klären aber nicht, wie Vorerkrankungen definiert werden. Sechs Monate später wird der Anspruch eines Mitarbeitenden auf eine Knieoperation abgelehnt – der Versicherer sagt, die Symptome hätten bereits vor Beginn des Versicherungsschutzes bestanden. Der Mitarbeitende ist verärgert, und Sie stecken zwischen Versicherer, Mitarbeitendem und HR fest. Als wäre das nicht genug, hat Ihr Payroll-Team nicht erkannt, dass die Leistung gemeldet werden muss, sodass keine Steuer einbehalten wurde. HMRC stellt dies bei einer PAYE-Prüfung fest, was zu einer Strafe führt.

Was hätte geholfen? Schriftliche Definitionen des Versicherers, klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden und Nachweise zu allen Entscheidungen. Es ist auch eine Erinnerung daran, die Payroll-Prozesse mit den HMRC-Leitlinien abzugleichen – insbesondere, da die verpflichtende Versteuerung über die Payroll für medizinische Leistungen ab dem 6. April 2027 schrittweise eingeführt wird.

Wichtige Fragen, die Sie stellen sollten

• HR: Wer ist anspruchsberechtigt? Wie werden Opt-in/Opt-out verwaltet? Wie werden Mitarbeitende über Steuern informiert?

• Versicherer/Makler: Können Sie schriftliche Definitionen von Vorerkrankungen und chronischen Erkrankungen bereitstellen? Wie läuft es ab, wenn ein Anspruch abgelehnt wird? Welche Nachweise werden für Einsprüche benötigt?

• Payroll: Bereiten Sie sich auf die verpflichtende Versteuerung medizinischer Leistungen über die Payroll ab dem 6. April 2027 vor? Wie wird dies auf den Gehaltsabrechnungen erscheinen?

• Arzt (wenn ein Anspruch bestritten wird): Können Sie ein Schreiben ausstellen, das bestätigt, wann die Symptome erstmals aufgetreten sind?

Aufzubewahrende Nachweise

• Alle Policenunterlagen, Angebote und Verlängerungsbedingungen

• Mitarbeitendenkommunikation (E-Mails, Briefe, Informationsunterlagen)

• Payroll-Unterlagen, aus denen hervorgeht, wie Leistungen gemeldet werden

• Schadensformulare und Korrespondenz mit Versicherern

• Alle medizinischen Notizen oder unterstützenden Unterlagen zu strittigen Ansprüchen

Häufige Auslöser für Streitfälle und was zu tun ist

Wenn ein Anspruch abgelehnt wird

1. Fordern Sie eine vollständige schriftliche Begründung an, unter Angabe der relevanten Policenklausel.

2. Reichen Sie eine formelle Beschwerde schriftlich ein und nennen Sie Ihre Policennummer.

3. Wenn nach 8 Wochen keine Lösung erreicht ist, wenden Sie sich an den Financial Ombudsman Service (siehe deren Seiten zu privater medizinischer und zahnmedizinischer Versicherung).

Vorlage für Mitarbeitende: „Sehr geehrte/r [Versicherer], ich schreibe Ihnen, um eine detaillierte schriftliche Begründung für die Ablehnung meines Anspruchs anzufordern (Ref.: [Anspruchsnummer]). Bitte teilen Sie mir die genauen Versicherungsbedingungen und alle unterstützenden Unterlagen mit, auf die Sie sich gestützt haben. Wenn ich innerhalb von 14 Tagen keine zufriedenstellende Antwort erhalte, beabsichtige ich, dies an den Financial Ombudsman weiterzuleiten.“

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Nützliche Ausgangspunkte

• GOV.UK: Leitlinien zu medizinischer oder zahnmedizinischer Behandlung und Versicherung

• HMRC: Leitlinien zur verpflichtenden Versteuerung über die Payroll

• NHS England: Referral to Treatment-Daten

• Financial Ombudsman: Beschwerden zu privater medizinischer und zahnmedizinischer Versicherung

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und stellt keine rechtliche, steuerliche, versicherungsbezogene, finanzielle oder medizinische Beratung dar.