Denken Sie darüber nach, Mitarbeitenden, Geschäftsführern, Familienangehörigen im Betrieb oder Ihrem kleinen Team nützliche steuerfreie Geschenke zu machen? Fragen Sie Caira von Unwildered und lassen Sie Ihren Plan vor dem Ausgeben prüfen. Caira wird von KI unterstützt und basiert auf mehr als 10.000 Rechtsdokumenten für England und Wales. Sie kann Belege, Lohnunterlagen, Geschenkkartenbedingungen, Arbeitsverträge und HMRC-Schreiben lesen und dann Einzelunternehmern, Gründern und kleinen Unternehmen helfen, eine klare Dokumentation zu führen.

Geschenkkarten-Ideen, die wirklich nützlich sind

Hier sind praktische Ideen für Gründer, kleine Unternehmen und Familienbetriebe.

Was sind geringfügige Zuwendungen?

Geringfügige Zuwendungen sind kleine Sachgeschenke oder Vergünstigungen, die ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer geben kann, ohne dass Einkommensteuer, National Insurance oder P11D-Meldungen anfallen, wenn die HMRC-Voraussetzungen erfüllt sind.

Das Wort „geringfügig“ kann abwertend klingen. In der Praxis können diese Vorteile nützlich sein. Ein Gründer kann Mitarbeitenden kleine Geschenke machen, ohne zusätzlichen Lohnabrechnungsaufwand zu erzeugen. Ein Geschäftsführer einer GmbH kann bescheidene Vergünstigungen vom Unternehmen erhalten. Ein Elternteil, der bei einem kleinen Unternehmen angestellt ist, kann Hilfe bei Lebensmittel-, Kleidung- oder Fahrtkosten erhalten, ohne dass dies wie Lohn behandelt wird, sofern die Regeln eingehalten werden.

Wichtig ist: Geringfügige Zuwendungen sind kein Weg, Gehalt zu verschleiern. Es handelt sich um gelegentliche Geschenke.

Menschen suchen auch nach geringfügigen Ausgaben, geringfügigen Mitarbeitervorteilen, geringfügigen Geschenk-Ideen oder geringfügigen Geschenken an Mitarbeitende. In diesem Artikel bedeutet der Ausdruck „geringfügige Zuwendungen“ die HMRC-Steuerbefreiung für kleine nicht bar ausgezahlte Mitarbeitervorteile.

Wichtige Punkte

• Jede geringfügige Zuwendung darf normalerweise höchstens 50 £ kosten, einschließlich Mehrwertsteuer.

• Sie darf kein Bargeld und kein Bargeldgutschein sein.

• Sie darf nicht im Vertrag oder über Gehaltsumwandlung zugesagt sein.

• Sie darf keine Belohnung für Arbeit oder Leistung sein.

• Normale Mitarbeitende haben keine feste jährliche Obergrenze, aber jede Zuwendung muss dennoch qualifizieren.

• Geschäftsführer nahestehender Unternehmen haben eine Jahresobergrenze von 300 £.

• Belege, Daten, Gründe und Geschenkkartenbedingungen aufbewahren.

• Geben Sie einem Geschäftsführer nicht auf einmal Gutscheine im Wert von 300 £ und nennen Sie das sechs geringfügige Zuwendungen. Das kann wie eine einzige größere Zuwendung wirken. Verteilen Sie Geschenke auf echte Anlässe.

Geringfügige Zuwendungen HMRC: Suchfragen beantwortet

Hier ist der schnelle Überblick:

Caira von Unwildered kann helfen, daraus einen einfachen Geschenkplan zu machen. Laden Sie Ihre Entwurfsliste mit Empfängern, Daten und Kartenauswahl hoch und bitten Sie Caira, alles zu markieren, was zu regelmäßig, zu bargeldähnlich, über 50 £ oder zu nah an einer Leistungsprämie wirkt.

Mehrfach einsetzbare Geschenkkarten: eine Karte, mehr Auswahl

Karten für mehrere Geschäfte können nützlich sein, wenn Sie nicht wissen, was der Mitarbeitende am dringendsten braucht. Sie können auch Eltern, Betreuungspersonen und Mitarbeitenden mit knappem Budget helfen, weil der Empfänger zwischen Lebensmitteln, Kleidung, Haushaltsartikeln oder reisebezogenen Ausgaben wählen kann.

Prüfen Sie trotzdem die Bedingungen. Eine Mehrfachkarte ist nicht automatisch sicher, nur weil sie viele Händler umfasst. Es gelten weiterhin dieselben HMRC-Voraussetzungen: 50 £ oder weniger, kein Bargeld, kein Bargeldgutschein, nicht vertraglich und keine Belohnung für Arbeit.

Ich habe kein klares offizielles britisches Booking.com-Geschenkkartenprodukt gefunden, das ich empfehlen könnte. Booking.com hat Bedingungen für Guthaben und Wallet-Funktionen, aber für eine geringfügige Zuwendung ist es besser, eine Karte mit klaren Geschenkkartenbedingungen zu verwenden.

Für die vorsichtigste Vorgehensweise verwenden Sie händlerspezifische Karten wie M&S, Asda, Aldi, Amazon UK oder Sainsbury’s oder erlebnisbezogene Gutscheine und halten Sie den Wert klar unter 50 £.

Familien-, Beauty- und Reiseideen

Für Eltern und Betreuungspersonen ist eine nützliche geringfügige Zuwendung nicht immer eine Flasche Wein oder Pralinen. Es kann etwas sein, das die Kosten einer normalen Woche senkt oder einen kleinen Familienmoment schafft.

Ideen zur Auswahl:

• Familienausflüge: Merlin attractions, Kinogutscheine, Bowling, Trampolinparks oder lokale Aktivitätszentren.

• Kurztrips: Center Parcs, Hilton, Hotelgiftcard oder Butlin’s-artige Reisekarten, wenn die Bedingungen klar sind.

• Beauty und Wohlbefinden: Treatwell, lokale Friseursalons, Nagelstudios, Massagegutscheine oder Spa-Gutscheine.

• Reisen: Ryanair-Geschenkkarten oder Reisekarten, die der Empfänger realistisch nutzen kann.

• Kinder- und Schulkosten: Buchhandlungskarten, Spielwarenladenkarten, Unterstützung für Schuluniformen oder Supermarktkarten.

Seien Sie vorsichtig bei Salon- und Reisegutscheinen. Viele liegen über 50 £, laufen schnell ab oder haben enge Buchungsregeln. Ein Gutschein über 49 £ kann sauberer sein als ein Gutschein über 50 £, sobald Gebühren oder Versand hinzukommen. Wenn der Anbieter eine Verwaltungsgebühr oder Versandkosten berechnet, zählen Sie diese in die Gesamtkosten ein.

Für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen kann Caira von Unwildered helfen, Optionen zu vergleichen. Laden Sie die Händlerbedingungen oder die Gutscheinseite hoch und fragen Sie Caira, ob die Karte bargeldähnlich wirkt, ob die Kosten unter 50 £ bleiben und welche Aufzeichnung Sie führen sollten.

Häufige Missverständnisse über geringfügige Zuwendungen

Die Online-Fragen sind oft dieselben. Hier sind die Fallen, die Sie vermeiden sollten.

Was gilt bei HMRC als geringfügige Zuwendung?

Der HMRC-Test hat vier Hauptbestandteile. Die Zuwendung muss:

Gute Gründe sind persönlich oder allgemein: Geburtstag, neues Baby, Firmenjubiläum, saisonales Geschenk, Rückkehr aus Elternzeit, Umzug oder eine kleine Geste für das Wohlbefinden.

Schlechte Gründe sind arbeitsbezogen: „gut gemacht für den Abschluss des Geschäfts“, „danke fürs Übernehmen zusätzlicher Schichten“ oder „Bonus für den Projektabschluss“.

Was ist ein Beispiel für eine geringfügige Zuwendung?

Ein einfaches Beispiel ist eine M&S-Geschenkkarte über 40 £, die einem Mitarbeitenden zum Geburtstag gegeben wird.

Das kann funktionieren, weil sie unter 50 £ liegt, kein Bargeld ist, nicht vertraglich ist und keine Belohnung für Arbeit darstellt. Dieselbe M&S-Geschenkkarte über 40 £, die gegeben wird, weil der Mitarbeitende einen großen Verkauf erzielt hat, würde normalerweise scheitern, weil sie eine Leistungsprämie ist.

Weitere Beispiele, die funktionieren können:

• Geschenkkarte von Aldi über 25 £ für ein neues Baby;

• Geschenkkarte von Asda über 30 £ als Wohlfühlgeschenk im Winter;

• Sainsbury’s-Lebensmittel-eGift-Karte über 45 £ zum Firmenjubiläum;

• Buchhandlungsgutschein über 35 £ zum Geburtstag;

• Hilton-Geschenkkarte über 49 £ für einen Hotelaufenthalt, wenn die Kartenbedingungen sagen, dass sie nicht gegen Bargeld eingetauscht werden kann;

• Kaffeegutschein über 20 £ nach einem schwierigen Monat, wenn er nicht an die Arbeitsleistung gekoppelt ist;

• Blumen, Pralinen, Kinotickets, Restaurantgutscheine oder ein kleiner Präsentkorb.

Vermeiden Sie es, mehreren Personen gleichzeitig mehrere Karten über 50 £ zu geben. HMRC könnte dies als eine größere Zuwendung ansehen. Variieren Sie Geschenk und Anlass.

Kann eine Geschenkkarte eine geringfügige Zuwendung sein?

Ja, eine Geschenkkarte kann eine geringfügige Zuwendung sein, wenn sie die HMRC-Voraussetzungen erfüllt.

Am sichersten sind meist händlerspezifische oder erlebnisspezifische Karten, die nicht gegen Bargeld eingelöst werden können. Zum Beispiel kann eine Supermarktkarte, M&S-Karte, Buchhandlungskarte, Kinokarte, Hotelgeschenkkarte oder ein Restaurantgutschein funktionieren, wenn die Gesamtkosten 50 £ oder weniger betragen und die Karte nicht in Bargeld umgewandelt werden kann.

Vermeiden Sie:

• Prepaid-Debitkarten, die wie Bargeld funktionieren;

• Karten, mit denen am Geldautomaten Bargeld abgehoben werden kann;

• Karten, die gegen Bargeld eingetauscht werden können;

• Karten, die als Arbeitsbonus gegeben werden;

• Karten, die monatlich im Arbeitsvertrag zugesagt sind;

• eine große Aufladung, die die Zuwendung über 50 £ bringt.

Bewahren Sie den Beleg oder die E-Mail-Bestätigung auf. Falls HMRC später nachfragt, sollten Sie Datum, Betrag, Empfänger, Anlass und Bedingungen nachweisen können.

Kann ein Tesco-Gutschein eine geringfügige Zuwendung sein?

Ja, ein Tesco-Gutschein oder eine Tesco-Geschenkkarte kann eine geringfügige Zuwendung sein, wenn es sich um einen nicht baren Gutschein handelt, er 50 £ oder weniger kostet, keine Belohnung für Arbeit ist und nicht vertraglich zugesagt wurde.

Dasselbe gilt für Asda, Aldi, M&S, Sainsbury’s und andere Ladenkarten. Die Marke ist nicht das Hauptproblem. Entscheidend ist, ob die Karte bargeldähnlich ist, ob sie unter 50 £ liegt und warum sie gegeben wurde.

Prüfen Sie vor dem Kauf die Händlerbedingungen. Einige Supermarktkarten schließen Benzin, Lotto, Tabak, Briefmarken, Handyaufladungen, Geschenkkarten oder Konzessionen aus. Das macht die Karte normalerweise nicht unbrauchbar, ist aber wichtig, wenn Sie jemandem bei einer bestimmten Ausgabe helfen wollen.

Wie viele geringfügige Zuwendungen kann ein Mitarbeitender pro Jahr erhalten?

Für normale Mitarbeitende setzt HMRC keine feste jährliche Anzahl fest. Die Hauptgrenze liegt bei 50 £ pro Zuwendung und den vier Voraussetzungen.

Das bedeutet nicht, dass unbegrenzte Geschenke immer sinnvoll sind. Wenn jemand jeden Freitag einen Gutschein über 50 £ erhält, könnte HMRC fragen, ob es sich nicht doch um eine regelmäßige Belohnung oder verschleierten Lohn handelt.

Ein praktisches Muster ist die Orientierung an normalen Lebensereignissen:

• Geburtstag;

• Weihnachten, Eid, Diwali oder ein anderer saisonaler Anlass;

• Firmenjubiläum;

• neues Baby;

• Umzug;

• Rückkehr aus Elternzeit;

• kleines Wohlfühlgeschenk im Winter;

• Abschiedsgeschenk, sofern nicht an Leistung gekoppelt.

Variieren Sie Daten und Gründe. Führen Sie Aufzeichnungen.

Geringfügige Zuwendungen für Geschäftsführer

Geschäftsführer können geringfügige Zuwendungen erhalten, aber Geschäftsführer nahestehender Unternehmen haben eine zusätzliche Grenze.

Dieser Abschnitt behandelt häufige Suchanfragen wie geringfügige Zuwendungen für Geschäftsführer und geringfügige Zuwendungen 300 pro Geschäftsführer.

Die meisten kleinen britischen GmbHs sind nahestehende Unternehmen, weil sie von fünf oder weniger Anteilseignern kontrolliert werden. Wenn Sie Geschäftsführer oder Amtsträger eines nahestehenden Unternehmens sind, begrenzt HMRC die steuerbefreiten geringfügigen Zuwendungen auf 300 £ pro Steuerjahr.

Das bedeutet normalerweise bis zu sechs separate Zuwendungen à 50 £ im Steuerjahr, sofern jede Zuwendung qualifiziert. Es bedeutet nicht ein Geschenk über 300 £.

Beispiel:

Das ist besser vertretbar als sechs identische Gutscheine, die am selben Tag ausgestellt werden.

Geringfügige Zuwendungen 300 £ pro Geschäftsführer

Die 300-£-Obergrenze wird oft missverstanden.

Es handelt sich nicht um einen separaten 300-£-Betrag, den Sie als Bargeld nehmen können. Es ist eine jährliche Obergrenze für qualifizierende geringfügige Zuwendungen für Geschäftsführer und Amtsträger nahestehender Unternehmen.

Die Zuwendungen müssen weiterhin die üblichen Regeln erfüllen:

• jede Zuwendung muss 50 £ oder weniger kosten;

• sie darf kein Bargeld oder Bargeldgutschein sein;

• sie darf nicht vertraglich sein;

• sie darf keine Arbeit oder Leistung belohnen.

Die HMRC-Leitlinien erfassen auch Zuwendungen an Familien- oder Haushaltsmitglieder eines Geschäftsführers oder Amtsträgers eines nahestehenden Unternehmens. Wenn das Unternehmen Zuwendungen an Familien- oder Haushaltsmitglieder eines Geschäftsführers gibt, können diese auf die 300-£-Obergrenze des Geschäftsführers angerechnet werden. Prüfen Sie die Regeln und führen Sie Aufzeichnungen.

Geringfügige Zuwendungen bei GmbHs

GmbHs können geringfügige Zuwendungen für Mitarbeitende und Geschäftsführer nutzen.

Das kann besonders für Start-ups und inhabergeführte Unternehmen nützlich sein. Vielleicht haben Sie kein Budget für große Boni, können aber persönliche Anlässe dennoch steuerlich effizient würdigen.

Deshalb konzentrieren sich Suchanfragen wie geringfügige Zuwendungen bei GmbHs oder geringfügige Zuwendungen GmbH oft auf Geschäftsführer. Das Unternehmen stellt die Zuwendung bereit, aber der Mitarbeitende oder Geschäftsführer erhält sie.

Häufige Beispiele:

• eine Aldi-Karte über 30 £, wenn ein Mitarbeitender aus der Elternzeit zurückkehrt;

• eine M&S-Karte über 50 £ zum Geburtstag eines Geschäftsführers;

• eine Sainsbury’s-Lebensmittelkarte über 45 £ zum Firmenjubiläum eines Familienangehörigen im Betrieb;

• ein Kinogutschein über 25 £ für alle Mitarbeitenden vor Weihnachten;

• eine Hilton-Geschenkkarte über 49 £ für einen Geschäftsführer, als eine seiner jährlichen geringfügigen Zuwendungen.

Wenn Ihre GmbH Familienmitglieder beschäftigt, können diese ebenfalls geringfügige Zuwendungen als Mitarbeitende erhalten, sofern das Arbeitsverhältnis echt ist und die Zuwendung qualifiziert. Ein erwachsenes Kind, das tatsächlich für das Unternehmen arbeitet, könnte zum Beispiel eine Geburtstagsgeschenkkarte über 30 £ erhalten. Verwenden Sie aber keine Scheinbeschäftigung oder künstliche Geschenke, um Geld aus dem Unternehmen zu ziehen.

Geringfügige Zuwendungen für Mitarbeitende

Für Mitarbeitende ist die Regel einfacher als für Geschäftsführer. Für normale Mitarbeitende gibt es keine jährliche Obergrenze von 300 £.

Die Zuwendung muss aber weiterhin gelegentlich und nicht vertraglich sein. Sie sollte den Lohn nicht ersetzen. Sie sollte nicht an Ziele oder Aufgaben gekoppelt sein.

Das meinen Menschen auch mit Mitarbeiter-Geringfügigkeitszuwendungen, geringfügigen Mitarbeitervorteilen oder geringfügigen Geschenken an Mitarbeitende.

Gute Beispiele für Mitarbeitende:

• Kaffeekarte über 15 £ zum Geburtstag;

• Supermarktgutschein über 30 £, wenn jemand ein neues Baby hat;

• Blumen über 20 £ bei einem Trauerfall oder einem schwierigen persönlichen Ereignis;

• Geschenkkarte über 45 £ für alle Mitarbeitenden zu Weihnachten;

• Kinogutschein über 35 £ zum Firmenjubiläum.

Schlechte Beispiele für Mitarbeitende:

• Gutschein über 50 £ für den besten Verkäufer;

• monatliche Karte über 50 £, die im Vertrag zugesagt ist;

• Bargeld im Umschlag;

• Erstattung von etwas, das der Mitarbeitende für sich selbst gekauft hat;

• Gutschein über 60 £, von dem nur 50 £ als steuerfrei behandelt werden.

Einzelunternehmer und geringfügige Zuwendungen

Einzelunternehmer müssen vorsichtig sein.

Wenn Sie Einzelunternehmer sind, können Sie sich selbst keine geringfügige Zuwendung als Mitarbeitender geben, weil Sie nicht bei einer separaten Gesellschaft angestellt sind. Als Einzelunternehmer sind Sie und das Unternehmen steuerlich dasselbe.

Wenn Sie jedoch Mitarbeitende beschäftigen, können Sie diesen Mitarbeitenden geringfügige Zuwendungen gewähren, sofern die HMRC-Voraussetzungen erfüllt sind.

Beispiel:

• Eine selbstständige Café-Besitzerin kann sich selbst keine steuerfreie geringfügige Zuwendung über 50 £ geben.

• Dieselbe Café-Besitzerin kann einem Mitarbeitenden zum Geburtstag einen Supermarktgutschein über 30 £ geben, wenn er nicht vertraglich und keine Belohnung für Arbeit ist.

Kann eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio eine geringfügige Zuwendung sein?

Normalerweise ist eine reguläre Fitnessstudio-Mitgliedschaft kein gutes Beispiel für eine geringfügige Zuwendung.

Warum? Weil Fitnessstudio-Mitgliedschaften oft fortlaufend, vertraglich oder insgesamt über 50 £ liegen. Wenn der Arbeitgeber eine monatliche Fitnessstudio-Mitgliedschaft bezahlt, kann HMRC dies als steuerpflichtigen geldwerten Vorteil behandeln, sofern keine andere Befreiung greift.

Ein einmaliger Fitness-Tagespass über 30 £ oder ein Gutschein für einen Fitnesskurs kann anders sein, wenn er alle Regeln für geringfügige Zuwendungen erfüllt. Eine regelmäßige Fitnessstudio-Mitgliedschaft ist jedoch riskant.

Wenn das Ziel das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist, ziehen Sie einfachere einmalige Vorteile in Betracht:

• Sportgeschäftsgutschein über 25 £;

• Yoga-Kursgutschein über 30 £;

• Schwimmpass über 20 £;

• Wohlfühl-Präsentkorb über 35 £;

• Massagegutschein über 40 £, sofern nicht bargeldähnlich und nicht vertraglich.

Was ist die 3-3-3-Regel im Fitnessstudio?

Das ist keine HMRC-Regel zu geringfügigen Zuwendungen.

Menschen suchen danach, weil sie in Fitnessinhalten vorkommt. Meist bezieht sie sich auf eine Trainingsstruktur, nicht auf Steuern. Bei geringfügigen Zuwendungen sind die relevanten Zahlen 50 £ pro Zuwendung und 300 £ pro Steuerjahr für Geschäftsführer nahestehender Unternehmen.

Geringfügige Zuwendungen und Universal Credit

Das ist für Mitarbeitende und Eltern mit Universal Credit wichtig.

Universal Credit wird normalerweise durch Erwerbseinkommen beeinflusst. Arbeitgeber melden Löhne üblicherweise über PAYE an HMRC, und das DWP nutzt diese Einkommensinformationen. Eine korrekt strukturierte geringfügige Zuwendung ist kein Bargeld, keine Belohnung für Arbeit und wird im Rahmen der Steuerbefreiung für geringfügige Zuwendungen nicht als Arbeitseinkommen besteuert.

Eine qualifizierende nicht bar ausgezahlte geringfügige Zuwendung wird normalerweise nicht als PAYE-Lohn behandelt und sollte Universal Credit normalerweise nicht in derselben Weise mindern wie Gehalt. Die Regeln für Universal Credit können jedoch komplex sein und von den individuellen Umständen abhängen.

Aber Vorsicht:

• Bargeld ist etwas anderes;

• ein bargeldäquivalenter Gutschein kann etwas anderes sein;

• eine Leistungsprämie ist etwas anderes;

• eine regelmäßige vertragliche Leistung kann etwas anderes sein;

• die Universal-Credit-Regeln können von den Fakten abhängen.

Wenn der Mitarbeitende Universal Credit bezieht, sollte das Geschenk klar nicht bar, unter 50 £, nicht vertraglich und nicht leistungsbezogen sein. Wenn danach gefragt wird, sollte er genau erklären können, was es war, und den Beleg oder die Geschenkkartenbedingungen vorlegen.

Im Zweifel sollte der Mitarbeitende sein Universal-Credit-Journal prüfen oder das DWP fragen, wie der Gegenstand behandelt werden sollte. Beschreiben Sie einen Barbonus nicht als geringfügige Zuwendung.

Körperschaftsteuer und geringfügige Zuwendungen

Für ein Unternehmen gelten Mitarbeitervorteile in der Regel als Teil der Kosten für die Beschäftigung von Personal. Wenn eine geringfügige Zuwendung tatsächlich für Mitarbeitende oder Geschäftsführer bestimmt ist und die Regeln erfüllt, behandeln viele Steuerberater die Kosten als Betriebsausgabe.

Das ist etwas anderes als Geschenke an Kunden, Lieferanten oder Geschäftskontakte. Die HMRC-Regeln zu Betriebseinnahmen sagen, dass Geschäftsgeschenke im Allgemeinen wie geschäftliche Bewirtung behandelt werden und normalerweise nicht abzugsfähig sind, sofern keine Ausnahme greift.

Trennen Sie daher Ihre Aufzeichnungen:

• geringfügige Zuwendungen für Mitarbeitende;

• geringfügige Zuwendungen für Geschäftsführer;

• Kundengeschenke;

• Bewirtung von Mitarbeitenden;

• Kosten für die Jahresfeier.

Fassen Sie nicht alles in einem einzigen „Geschenke“-Konto ohne Notizen zusammen.

Bewirtung von Mitarbeitenden und geringfügige Zuwendungen

Bewirtung von Mitarbeitenden und geringfügige Zuwendungen hängen zusammen, sind aber nicht dieselbe Regel.

Geringfügige Zuwendungen sind normalerweise kleine Geschenke oder Vergünstigungen unter der 50-£-Regel. Bewirtung von Mitarbeitenden kann Mahlzeiten, Veranstaltungen oder Jahresfeiern umfassen. Für jährliche Mitarbeiterevents gibt es möglicherweise eine eigene Befreiung, die oft getrennt von geringfügigen Zuwendungen behandelt wird.

Wenn Sie also nach Bewirtung von Mitarbeitenden und geringfügigen Zuwendungen oder geringfügigen Zuwendungen und Bewirtung von Mitarbeitenden suchen, halten Sie die Aufzeichnungen getrennt. Ein Geburtstagsgutschein über 40 £ kann eine geringfügige Zuwendung sein. Eine Weihnachtsfeier muss stattdessen möglicherweise unter den Regeln zur Bewirtung von Mitarbeitenden geprüft werden.

PAYE Settlement Agreement und geringfügige Zuwendungen

Wenn eine Zuwendung als geringfügige Zuwendung qualifiziert, müssen Sie sie normalerweise nicht auf einem P11D melden oder in ein PAYE Settlement Agreement aufnehmen.

Wenn das Geschenk die Regeln für geringfügige Zuwendungen nicht erfüllt, kann es steuerpflichtig werden. In diesem Fall muss der Arbeitgeber es je nach Sachlage möglicherweise über die Lohnabrechnung, P11D oder möglicherweise ein PAYE Settlement Agreement melden.

Deshalb ist es besser, das Geschenk vor dem Kauf zu prüfen.

Was, wenn Sie bereits einen Fehler gemacht haben?

Wenn Sie bereits das falsche Geschenk gegeben haben, verschweigen Sie es nicht. Klären Sie, was schiefgelaufen ist:

• Lag die Kosten über 50 £?

• War es Bargeld oder ein bargeldähnlicher Gutschein?

• War es im Vertrag zugesagt?

• War es an Leistung gekoppelt?

• Ist ein Geschäftsführer eines nahestehenden Unternehmens über die 300-£-Obergrenze gekommen?

Fragen Sie dann Ihren Steuerberater oder Lohnabrechnungsberater, ob es über die Lohnabrechnung, P11D oder ein PAYE Settlement Agreement gemeldet werden muss. Wenn das Problem Universal Credit betrifft, muss der Mitarbeitende dem DWP möglicherweise ebenfalls erklären, was passiert ist.

Checkliste für die Aufbewahrung von Unterlagen

Führen Sie eine einfache Tabelle mit:

• Datum der Zuwendung;

• Empfänger;

• Mitarbeitender, Geschäftsführer oder Familien-/Haushaltsmitglied;

• Grund für das Geschenk;

• Lieferant;

• Betrag einschließlich Mehrwertsteuer;

• ob es Bargeld, Gutschein oder Ware war;

• Bestätigung, dass es nicht vertraglich war;

• Bestätigung, dass es keine Belohnung für Arbeit war;

• laufende Gesamtsumme für Geschäftsführer nahestehender Unternehmen.

Caira von Unwildered kann dabei helfen. Laden Sie Ihre Belege, Geschenkkartenbedingungen und Notizen hoch und bitten Sie Caira, eine Aufzeichnungstabelle zu entwerfen oder zu prüfen, ob der Geschenkgrund zu sehr nach einer Arbeitsprämie klingt.

Was ist die am meisten übersehene Steuervergünstigung?

Für kleine Unternehmen gehören geringfügige Zuwendungen zu den am häufigsten übersehenen kleinen Steuerbefreiungen. Sie sind kein magisches Steuersystem. Sie sind einfach eine praktische Möglichkeit, kleine, menschliche Geschenke zu machen, ohne Steuerverwaltung auszulösen.

Die beste Nutzung ist nicht: „Wie hole ich das Maximum heraus?“ Die bessere Frage lautet: „Welche kleinen Geschenke würden den Menschen in meinem Team wirklich helfen?“

Für einen Startup-Gründer mit Mitarbeitenden, die Eltern sind, können Supermarkt- und Kleidungsgutscheine nützlicher sein als Markenartikel. Für einen Mitarbeitenden mit Universal Credit kann eine korrekt strukturierte nicht bar ausgezahlte Lebensmittelkarte hilfreicher sein als ein kleiner steuerpflichtiger Bonus. Für einen Geschäftsführer können sechs separate bescheidene Geschenke über das Jahr hinweg sauberer sein als der Versuch, einen großen Betrag zu nehmen.

Bevor Sie kaufen, können Sie auch Caira von Unwildered bitten, Ihren Plan zu prüfen. Caira kann kleinen Unternehmen und Einzelunternehmern helfen, ein Verzeichnis geringfügiger Zuwendungen zu entwerfen, Geschenkkartenbedingungen zu prüfen, HMRC-Regeln in einfachem Deutsch zusammenzufassen und eine Notiz für Ihren Steuerberater oder Lohnabrechnungsberater vorzubereiten.

FAQ

Was ist ein Beispiel für ein geringfügiges Geschenk?

Eine Supermarkt-Geschenkkarte über 30 £ zum Geburtstag eines Mitarbeitenden kann ein geringfügiges Geschenk sein, wenn sie kein Bargeld ist, nicht vertraglich und keine Belohnung für Arbeit ist.

Sind Geschenkkarten als geringfügige Zuwendungen erlaubt?

Ja, wenn die Geschenkkarte ein nicht barer Gutschein ist, der nur für Waren oder Dienstleistungen verwendet werden kann und nicht gegen Bargeld eingetauscht werden kann.

Können Geschäftsführer geringfügige Zuwendungen geltend machen?

Ja, aber Geschäftsführer nahestehender Unternehmen haben eine jährliche Obergrenze von 300 £ und jede einzelne Zuwendung muss weiterhin 50 £ oder weniger betragen.

Kann ich alle sechs Geschäftsführer-Geschenke à 50 £ auf einmal geben?

Es ist sicherer, das nicht zu tun. Sechs identische Geschenke am selben Tag können wie eine größere Zuwendung wirken. Verteilen Sie sie und verwenden Sie echte Anlässe.

Können Familienangehörige im Betrieb geringfügige Zuwendungen erhalten?

Ja, wenn sie tatsächlich beschäftigt sind und die Zuwendung qualifiziert. Wenn sie jedoch Familien- oder Haushaltsmitglied eines Geschäftsführers eines nahestehenden Unternehmens sind, muss möglicherweise auch die Geschäftsführer-Obergrenze geprüft werden.

Quellen / weiterführende Lektüre

• GOV.UK: Steuer auf geringfügige Zuwendungen.

• HMRC Employment Income Manual EIM21864 bis EIM21870.

• GOV.UK: Universal Credit und Erwerbseinkommen.

• HMRC Business Income Manual BIM45065.

• Händler-, Reise- und Erlebnis-Geschenkkartenbedingungen für Sainsbury’s, Asda, Aldi, M&S, Amazon UK, Hilton, Virgin Experience Days, Center Parcs, Treatwell, Ryanair, Love2shop und One4all.

Dieser Artikel dient nur allgemeinen Informationszwecken. Er stellt keine Rechts-, Finanz-, Steuer- oder medizinische Beratung dar.