Dieser Artikel hilft Ihnen, wenn:
Sie Fragen zu Geldflüssen haben, die aus oder in Ihre GmbH geflossen sind.
Sie prüfen, ob eine Zahlung Gehalt, Dividende, Spesen oder ein Gesellschafterdarlehen war.
Konten, Kontoauszüge und Ihr Verständnis nicht übereinstimmen.
Die Antwort: Ein Verrechnungskonto erfasst Zahlungen abseits von Gehalt, Dividenden und Spesen. Belege zählen mehr als Bezeichnungen.
Eine Zahlung, viele Bedeutungen
Eine GmbH ist rechtlich getrennt vom Geschäftsführer. Das Geld der Firma gehört nicht automatisch Ihnen – auch wenn Sie alle Anteile halten.
Grenzen verschwimmen schnell: Sie zahlen privat für Lieferanten, die Firma zahlt Ihre Karte oder Sie entnehmen Geld vor der Dividende.
Laut HMRC-Richtlinien ist eine Zahlung meist ein Darlehen, wenn sie kein Gehalt, Dividende oder Spesen ist. Der Saldo gehört in die Bücher.
Nutzen Sie das aktuelle HMRC-Dokument zur Orientierung.
Raten Sie nicht.
Nutzen Sie die zugrunde liegende Transaktion zur ersten Einordnung.
Zahlung | Mögliche Behandlung | Zu prüfende Belege |
|---|---|---|
Monatlicher Betrag über Gehaltsabrechnung | Gehalt oder Bonus | Lohnabrechnung, PAYE-Beleg und Beschluss |
Ausschüttung an Gesellschafter | Dividende | Gewinnvortrag, Protokoll und Dividendenbeleg |
Erstattung betrieblicher Kosten | Spesenerstattung | Quittung, geschäftlicher Zweck, Zahlungsnachweis |
Bargeld ohne sonstige Einordnung | Gesellschafterdarlehen | Bankbuchung, Kontokorrent, Tilgungsvereinbarung |
Geld, das Sie der Firma geben | Firma schuldet Ihnen Geld | Bankbeleg und Gutschrift auf dem Verrechnungskonto |
Ein Verwendungszweck wie „Lohn“ ist nützlich, aber nicht bindend. Lohnbuchhaltung, Beschlüsse und Buchungen müssen übereinstimmen.
Typische Komplikationen
Situation | Sicherer Ausgangspunkt |
|---|---|
Sie liehen der Firma 20.000 £, entnahmen dann 12.000 £ | Kann Teilrückzahlung sein, sofern Darlehen und Buchungen belegt sind |
Eine Kartenzahlung mischt Privates und Geschäftliches | Transaktion aufteilen; keine Pauschalbezeichnungen nutzen |
Geld wurde erst nach Entnahme Dividende genannt | Gewinne und damaligen Beschluss prüfen; Dokumente nicht rückdatieren |
Zwei Geschäftsführer haben gegensätzliche Salden | Die HMRC-Richtlinie (Juli 2026) erlaubt keine Verrechnung untereinander |
Dividenden brauchen Gewinne und Papierkram
Eine Entnahme nachträglich Dividende zu nennen, reicht nicht. Ausschüttungen dürfen nur aus verfügbaren Gewinnen und nach klarem Prozess erfolgen.
Fehlen die Voraussetzungen, muss anders gebucht werden. Bei Insolvenz droht Rückzahlungspflicht. Details nennt die Insolvency Service Richtlinie.
Spesen müssen betrieblich sein
Echte Erstattungen setzen betriebliche Kosten voraus. Private Ausgaben über die Firma landen auf dem Verrechnungskonto oder gelten als Arbeitslohn.
Laden Sie Excel-Listen, Auszüge und Rechnungen bei Unwildered hoch, um Zahlungen nach Datum, Betrag und Kategorie zu ordnen.
Caira markiert fehlende Belege. Prüfen Sie Vorschläge vor der Abgabe gegen Lohnabrechnung, Buchungen und Originalbelege.
Drei 10.000-Pfund-Regeln? Nicht ganz
Mehrere Regeln nutzen ähnliche Zahlen für andere Fragen. Nach dem Companies Act 2006 brauchen viele Darlehen an Geschäftsführer die Zustimmung der Gesellschafter.
Ausgenommen sind Kleindarlehen bis 10.000 £. Steuerlich können zinslose Darlehen über 10.000 £ als geldwerter Vorteil gelten.
Es gibt zudem eine 15.000-£-Ausnahme für bestimmte Vollzeit-Geschäftsführer. Die genauen Bedingungen entscheiden.
Gleiches Thema. Andere Kriterien.
Ein sauberes Konto führen
Erfassen Sie je Buchung: Datum, Betrag, Konten, Zweck, Beleg und Status (belegt, teils belegt oder offen).
Die Firma muss alle Transaktionen lückenlos erklären. GOV.UK rät dringend zur Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen.
Unwildered erstellt aus Auszügen und Tabellen eine erste Chronologie. Sie prüft keine Dividenden und bucht nicht selbst.
Nächste Schritte
Laden Sie Hauptbuch und Verrechnungskonto herunter. Vergleichen Sie diese mit den Banktransaktionen und halten Sie Korrekturen fest.
Bei Streit oder Insolvenzrisiko: Trennen Sie in Schriftstücken Fakten strikt von strittigen oder unbelegten Behauptungen.
Häufig gestellte Fragen
Einkäufe versehentlich mit der Firmenkarte bezahlt. Strafbar?
Nicht automatisch. Erfassen Sie es sofort, zahlen Sie es zurück und prüfen Sie die Steuer. Vertuschung oder falsche Belege sind strafbar.
Kann ich eine alte Entnahme jetzt Dividende nennen?
Nur wenn damals alle Bedingungen erfüllt waren. Prüfen Sie Gewinne und Beschlüsse, statt Dokumente rückzudatieren.
Was, wenn mir die Firma mehr schuldet, als ich entnahm?
Ihr Konto kann im Haben stehen. Jede Buchung und Verrechnung braucht dennoch eigene Belege.
Kann Caira mein Verrechnungskonto korrigieren?
Caira ordnet Belege und vergleicht Summen. Korrekturen müssen stets zu Belegen, Beschlüssen und Meldungen passen.
Dieser Artikel bietet allgemeine Infos, keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Details hängen von Ihren Belegen und Gesetzen ab.
