Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist ein wichtiges Dokument für Arbeitgeber.
Richtig genutzt bietet er Mitarbeitern eine echte Chance zur Besserung.
Zudem liefert er Beweise für einen fairen Prozess, falls Situationen eskalieren.
Schlecht umgesetzt drohen Klagen wegen unfairer Kündigung und Diskriminierung.
Diese Checkliste zeigt gesetzliche Vorgaben und häufige Fehler von Arbeitgebern auf.

Vor dem Erstellen eines PIP hilft Caira von Unwildered bei der Prüfung des Entwurfs.
Sie findet Lücken und gleicht den PIP mit Vertrag und Stellenbeschreibung ab.
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Was ist ein Performance Improvement Plan (PIP)?

Ein PIP ist ein formelles Dokument.
Es listet konkrete Defizite bei Leistung und Fähigkeiten von Mitarbeitern auf.
Zudem definiert es messbare Ziele, Fristen und Unterstützungsmaßnahmen des Betriebs.

Nach Section 98(2)(a) ERA 1996 ist mangelnde Leistung ein potenziell fairer Kündigungsgrund.
Ein guter PIP dient als Beweis für einen fairen, dokumentierten Prozess.

Der ACAS Code of Practice ist rechtlich nicht bindend, aber Gerichte prüfen seine Einhaltung.
Bei Verstößen können Arbeitsgerichte Abfindungen um bis zu 25 % erhöhen.

Wann nutzt man einen Performance Improvement Plan?

Laut ACAS sollten formelle PIPs erst nach informellen Klärungsversuchen folgen.
Zuvor sollten Coaching, Schulungen oder klares Feedback genutzt worden sein.

Häufige Anlässe für einen formellen PIP:

• Arbeitsqualität liegt dauerhaft unter den definierten Anforderungen.

• Fristen werden wiederholt ohne triftigen Grund versäumt.

• Konkrete Defizite wurden besprochen, aber nicht behoben.

• Fehler schaden Kunden, Kollegen oder dem gesamten Geschäft.

Trennen Sie klar zwischen mangelnder Leistung (Capability) und Verhalten (Conduct).
Leistungsprobleme gehören in den PIP.
Verhaltensprobleme gehören in das Disziplinarverfahren.
Eine falsche Wahl gefährdet die rechtliche Zulässigkeit.

PIP vs. Disziplinarverfahren: Die Unterschiede

Beide Verfahren zu vermischen, ist ein schwerer Fehler.
Falsche Verfahren schwächen die rechtliche Position des Arbeitgebers vor Gericht.

Was gehört in einen fairen PIP?

Laut ACAS-Richtlinien muss ein fairer PIP folgende Punkte abdecken:

• Genaue Defizite: Konkrete Fehler mit Beispielen und Daten listen. Vage Aussagen reichen nicht.

• SMART-Ziele: Anforderungen müssen spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert sein.

• Hilfe und Ressourcen: Angebote wie Schulungen, Mentoring oder weniger Last klar definieren.

• Zeitplan: Fester Starttermin, regelmäßige Feedback-Termine und ein Enddatum.

• Konsequenzen: Der Hinweis auf eine mögliche Kündigung bei Misserfolg muss schriftlich erfolgen.

• Recht auf Beistand: Mitarbeiter dürfen Kollegen oder Gewerkschaften zu offiziellen Terminen mitbringen.

• Recht auf Widerspruch: Jede Entscheidung zum PIP-Ende muss eine schriftliche Widerspruchsbelehrung enthalten.

SMART-Ziele in der Praxis

SMART ist nicht nur Theorie.
Vor Gericht entscheidet dieses Konzept über die Fairness einer Kündigung.
Vage oder unerreichbare Ziele machen eine Entlassung oft angreifbar.

Wie lange sollte ein PIP dauern?

Es gibt keine feste gesetzliche Frist.
ACAS fordert einen angemessenen Zeitraum.
Wichtige Faktoren hierbei sind:

• Komplexität der Aufgaben und Schwere der Mängel.

• Die benötigte Zeit für echte Verbesserungen.

• Dauer für die Bereitstellung von Schulungen oder Tools.

Als grobe Richtlinie gilt:

Gerichte prüfen, ob Mitarbeiter eine echte Chance zur Verbesserung hatten.
Zwei Wochen Frist für Manager reichen vor Gericht fast nie aus.

Dürfen Aufgaben außerhalb der Stellenbeschreibung im PIP stehen?

Dies ist ein häufiger und schwerer Fehler von Arbeitgebern.
Ein PIP darf nur Leistungen der vertraglichen Rolle einfordern.

Flexibilitätsklauseln im Vertrag werden von Gerichten meist eng ausgelegt.
Sie erlauben nur ähnliche Aufgaben auf gleichem Niveau, keine neuen Rollen.

Ziele außerhalb der Stellenbeschreibung bergen Risiken:

• Mitarbeiter können Ziele als unzulässig ablehnen.

• Kündigungen wegen solcher Ziele erklären Gerichte oft für unwirksam.

• Es drohen Klagen wegen vertragswidriger Kündigung durch den Betrieb.

Prüfen Sie alle PIP-Ziele vorab auf Konformität mit dem Arbeitsvertrag.
Soll sich die Rolle ändern, passen Sie erst formell die Stellenbeschreibung an.

PIP und Behinderung: Vorgaben des Equality Act

Arbeitgeber müssen angemessene Anpassungen für Menschen mit Behinderungen bieten.
Als behindert gilt, wer langfristige körperliche oder mentale Einschränkungen hat.
Langfristig bedeutet eine Dauer von mindestens 12 Monaten.

Diese Pflicht gilt auch beim PIP-Prozess.
Prüfen Sie daher vorab folgende Punkte:

• Zusammenhang zwischen Behinderung und Leistungsschwäche prüfen.

• Ein betriebsärztliches Gutachten einholen.

• Ziele, Fristen und Hilfen im PIP passend anpassen.

• Geprüfte und umgesetzte Änderungen genau dokumentieren.

Versäumnisse können teure Klagen wegen Diskriminierung nach sich ziehen.
Strafen für Diskriminierung sind unbegrenzt hoch.
Kompensationen für unfaire Entlassungen sind dagegen gedeckelt.

Arbeitgeber haften ab dem Moment, in dem sie von einer Einschränkung wissen.
Holen Sie im Zweifel vor dem PIP betriebsärztlichen Rat ein.

Was passiert, wenn der PIP scheitert?

Setzen Sie zum Ende des PIP ein formelles Abschlussgespräch an.
Mitarbeiter haben das Recht auf eine Begleitperson.
Prüfen Sie alle Ergebnisse sachlich.

Mögliche Ergebnisse:

• Ziele erreicht: Der PIP endet erfolgreich. Bestätigen Sie dies schriftlich.

• Teilerfolg: Verlängern Sie den Plan sinnvoll mit klaren Restzielen.

• Ziele verfehlt: Prüfen Sie externe Ursachen wie Krankheit oder fehlende Hilfe. Wenn keine vorliegen, folgt die Anhörung.

• Anhörung: Der Mitarbeiter darf sich mit Beistand äußern. Eine Kündigung darf kein vorab beschlossenes Ergebnis sein.

• Widerspruchsrecht: Teilen Sie dem Mitarbeiter die Kündigung und sein Recht auf Widerspruch schriftlich mit.

Prüfen Sie vor einer Kündigung immer freie Alternativstellen im Betrieb.
Gerichte fordern diesen Nachweis standardmäßig ein.

Führt ein PIP immer zur Kündigung?

Ein PIP kann, muss aber nicht zur Kündigung führen.
Wird der PIP nur als Alibi genutzt, tragen Arbeitgeber ein hohes rechtliches Risiko.

Gerichte erkennen Schein-PIPs sehr schnell.
Indizien für einen manipulierten Prozess sind:

• PIP direkt nach einer Beschwerde oder Elternzeit.

• Absolut utopische Fristen oder Leistungsziele.

• Zugesagte Hilfen wurden nie bereitgestellt.

• Nachweise über Fortschritte wurden ignoriert.

• Die Kündigung stand schon vor Beginn fest.

War die Kündigung unfair, drohen hohe Strafzahlungen.
Bei Verstößen gegen den ACAS Code drohen bis zu 25 % Zuschlag auf die Strafsumme.

Kann ein PIP zu einer Klage führen?

Ja. Ein PIP ohne Beachtung des ACAS Codes begründet oft Klagen vor Arbeitsgerichten.

Aktuell gilt bei Kündigungsschutzklagen eine Wartezeit von zwei Jahren.
Ab Januar 2027 sinkt diese Frist voraussichtlich auf sechs Monate.
Beachten Sie dies bei der Leistungsbewertung Ihrer Mitarbeiter.

Für eine rechtssichere Kündigung müssen Sie nachweisen:

• Einen zulässigen Grund (mangelnde Leistung nach s.98(2)(a) ERA 1996).

• Die berechtigte Sorge über die ungenügende Leistung.

• Sorgfältige Prüfungen und dokumentierte Mängel.

• Ein faires Verfahren mit SMART-Zielen, Beistand und Widerspruchsrecht.

• Dass die Kündigung die einzig verhältnismäßige Reaktion war.

Häufige Fehler im PIP-Prozess und wie man sie vermeidet

Quellen

• Employment Rights Act 1996, Section 98 — Eignung als Kündigungsgrund.

• Employment Relations Act 1999, Section 10 — Recht auf Beistand.

• Equality Act 2010, Sections 20 und 21 — Pflicht zu Anpassungen.

• Equality Act 2010, Section 6 — Definition von Behinderung.

• ACAS Code of Practice über Disziplinar- und Beschwerdeverfahren.

• ACAS-Leitfaden zur Leistungssteuerung.

• GOV.UK-Leitfaden zur Mitarbeiterentlassung.

Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung.