Le risque de fraude à la facture de TVA en Chine à l’étranger peut vite devenir confus lorsque les dates, formulaires et preuves sont dispersés. Caira aide à organiser le dossier. Posez des questions sur le droit chinois, rédigez des lettres ou des formulaires, et téléversez des fichiers pour examen.
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• Une fapiao apparemment valide ne suffit pas ; la transaction, les biens ou services, le paiement et les documents logistiques doivent être cohérents.

• Pour un enjeu de TVA déductible de 30 millions RMB, une diligence insuffisante sur les fournisseurs et des paiements circulaires peuvent créer un risque fiscal et pénal.

• Caira peut organiser les noms des documents chinois, les preuves manquantes et une liste de conservation avant que quiconque n’explique le dossier de manière informelle.

• Ne recréez pas les factures et ne rétrocadrez pas les contrats après une demande de l’administration fiscale ; conservez les originaux et cartographiez les faits.

Les problèmes de facture de TVA en Chine ne commencent que rarement par une descente spectaculaire. Plus souvent, une société à capitaux étrangers constate qu’un fournisseur ne peut pas expliquer une facture, que l’équipe financière reçoit une demande concernant des crédits de TVA déductible, ou qu’un bureau fiscal local demande des contrats, des documents logistiques et des preuves de paiement. Le risque est sérieux, car une fausse facturation peut passer d’un redressement fiscal à une sanction administrative et, dans les cas graves, à un risque pénal.

La première réponse sûre n’est pas d’argumenter de mémoire. Il faut figer les faits, conserver les documents et cartographier le risque avant que quelqu’un ne donne une explication informelle qu’il sera ensuite difficile de corriger.

Ce qui rend une facture risquée

Pour un directeur financier, la question n’est pas seulement de savoir si la facture paraît officielle. Le risque est de savoir si la facture reflète une transaction réelle, avec une contrepartie réelle, des biens ou services réels, un flux de paiement authentique et des documents cohérents entre le contrat, la livraison, l’entrepôt, les douanes, la comptabilité et les dossiers bancaires. Une facture de TVA d’apparence propre peut malgré tout poser problème si la transaction sous-jacente était surévaluée, circulaire, non documentée ou organisée principalement pour créer des crédits fiscaux.

Les sources juridiques officielles à garder à l’esprit sont le Code pénal dans la base de données juridique du NPC, la loi sur la perception et l’administration fiscales, ainsi que les bulletins de cas de la State Taxation Administration. Ces sources doivent être considérées comme l’autorité juridique. Les bulletins fiscaux publics et les bases de données de décisions sont utiles comme exemples pratiques, car ils montrent des thèmes de preuve récurrents : incohérences logistiques, flux de fonds anormaux, fournisseurs sans capacité, contrats fabriqués et factures émises sans substance commerciale correspondante.

Les 48 premières heures après un avis ou un signal d’alerte interne

La première étape est la conservation. Suspendez les cycles de suppression des e-mails, des journaux ERP, des groupes de travail WeChat, des scans de factures, des dossiers d’intégration des fournisseurs et des relevés de paiements bancaires. Ne demandez pas au personnel de recréer des documents manquants, sauf si la recréation est clairement identifiée comme préparée ultérieurement. Ne mettez pas la pression sur un fournisseur pour qu’il modifie sa version. L’entreprise doit identifier qui a communiqué avec le fournisseur, qui a approuvé l’intégration, qui a approuvé le paiement et qui a comptabilisé le crédit de TVA déductible.

Deuxièmement, séparez les simples lacunes documentaires des faits à haut risque. Des bons de livraison manquants peuvent être réparables. Un fournisseur qui n’a jamais eu les marchandises, un paiement qui revient par des parties liées, ou un contrat signé après la date de facture sont des situations différentes. Les actionnaires étrangers sous-estiment parfois à quel point les contrôles fiscaux chinois reposent sur la vérification croisée des preuves opérationnelles. Un contrat d’achat seul est rarement suffisant si le reste du dossier ne soutient pas la transaction.

Carte des preuves pour Caira et l’équipe de réponse fiscale

• Dossier fournisseur : licence commerciale, statut de contribuable TVA, compte bancaire, historique des contacts, vérifications du bénéficiaire effectif ou des liens.

• Dossier transaction : contrat, bon de commande, devis, bon de livraison, procès-verbal de réception, entrée en entrepôt, déclaration en douane le cas échéant.

• Dossier de paiement : facture, virement bancaire, approbation du paiement, piste de remboursement ou de ristourne, examen des parties liées.

• Dossier comptable : calendrier de déduction de la TVA, écritures comptables, période de déclaration fiscale, notes d’approbation internes.

• Dossier personnes : qui a négocié, qui a reçu les biens ou services, qui a approuvé les factures et qui peut expliquer l’objet commercial.

Désignez un seul responsable interne pour l’examen. Dans de nombreuses entreprises, le siège, le directeur général Chine, les comptables externes et les conseillers en réponse fiscale commencent tous à poser des questions en même temps. Cela crée des réponses incohérentes. Un bref protocole d’examen devrait préciser qui contacte les fournisseurs, qui parle aux autorités, qui tient l’index des documents et qui approuve toute correction des déclarations fiscales.

Extrait de contrôle de facture en chinois simplifié

Utilisez-le comme libellé de liste de contrôle interne, et non comme conclusion juridique :

• 发票是否对应真实交易？

• 合同、付款、物流、验收记录是否一致？

• 供应商是否具备履约能力？

• 是否存在资金回流、关联方代付或异常折扣？

• 如收到税务稽查通知，先保存资料并联系专业顾问。

Comment parler au bureau fiscal

Si le bureau demande des documents, répondez par un canal contrôlé. Fournissez des documents indexés et une courte note factuelle d’accompagnement. Évitez les affirmations générales du type « toutes les factures sont authentiques » tant que l’entreprise n’a pas terminé l’examen. Si un membre du personnel a commis une erreur, consignez ce qui est connu, ce qui est en cours de vérification et ce qui n’est pas encore confirmé. S’il existe la moindre possibilité de fausse facturation intentionnelle, le volet risque pénal doit être séparé tôt ; l’objectif est d’éviter les admissions accidentelles et de protéger une coopération licite.

Les sociétés à capitaux étrangers devraient également envisager la gouvernance. Si le problème provient d’une comptabilité externalisée ou d’un responsable financier local, le conseil d’administration doit malgré tout disposer d’une réponse documentée : qui supervise l’examen, si les déclarations fiscales doivent être corrigées, si les fournisseurs doivent être suspendus et si les contrôles internes ont failli. Aucune de ces mesures ne peut améliorer l’issue d’une sanction, mais elles préparent mieux l’entreprise à une enquête officielle et à une diligence ultérieure d’auditeur, d’investisseur ou d’acquéreur.

Formulation chinoise de demande de documents

请提供与相关交易有关的合同、增值税发票、付款凭证、银行流水、物流单据、入库记录、验收记录、对账单、往来邮件及供应商尽调资料，以便核对交易真实性和资料一致性。

Sources

• State Taxation Administration

• base de données juridique du NPC

• orientations du bureau fiscal local

• matériel de protection des consommateurs de la SAMR

• China Consumers Association

Cet article fournit des informations générales, et non des conseils juridiques, financiers, médicaux ou fiscaux.