Wielu przedsiębiorców ufa księgowym od lat. Jednak nawet silne relacje może zepsuć brak kontaktu lub wyciek danych.

Gdy księgowy milczy lub nie chroni danych, grożą Ci kary i straty finansowe.

Ten artykuł wyjaśnia obowiązki księgowych, pomocne kroki i jak reagować na błędy.

2. Obowiązek poufności księgowych

Księgowych wiążą przepisy RODO, Ustawa o ochronie danych oraz kodeksy zawodowe (np. ICAEW, ACCA). Muszą oni przetwarzać dane bezpiecznie i zgodnie z prawem.

Udostępnienie danych bez zgody (np. sprawozdań finansowych) grozi karami i postępowaniem dyscyplinarnym.

Przykład: Księgowy wysyła Twój rachunek zysków i strat do banku bez Twojej pisemnej zgody. To złamanie RODO.

3. Najczęstsze naruszenia i brak kontaktu

Naruszenia mają różne formy. To m.in. wysłanie deklaracji pod podatkowy zły adres, rozmowy z osobami trzecimi czy wysyłanie danych do urzędu skarbowego bez upoważnienia.

Ryzykiem jest też brak zabezpieczeń: trzymanie plików na prywatnym sprzęcie, brak szyfrowania lub zostawianie dokumentów w miejscach publicznych.

Brak kontaktu bywa równie groźny. Ignorowanie e-maili i telefonów, niejasne porady czy spóźnienia prowadzą do kar finansowych i kontroli skarbowych.

Przykład: Prosisz o wyjaśnienie zasad VAT. Dostajesz ogólnikową odpowiedź, popełniasz błąd i płacisz karę.

4. Jak dokumentować problemy z księgowym

Działaj szybko, gdy podejrzewasz błąd lub brak kontaktu. Wyślij pisemne żądanie wyjaśnień i zachowaj korespondencję.

Na mocy RODO możesz żądać wglądu w swoje dane. Brak odpowiedzi w ciągu miesiąca to złamanie prawa.

Przykład: Prosisz o wgląd w swoje dane osobowe. Ignorowanie wniosku to podstawa do zgłoszenia sprawy do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

5. Skargi i kroki prawne

Jeśli rozmowy nie pomagają, podejmij twarde kroki.

Zgłoś skargę do izby zawodowej księgowego (np. ICAEW, ACCA). Sprawy wycieku danych zgłoś bezpośrednio do prezesa UODO.

W przypadku strat finansowych możesz żądać odszkodowania z tytułu niewykonania umowy.

Przykład: Po wycieku danych składasz skargę do ICAEW i UODO. Księgowy ponosi karę, a Ty otrzymujesz odszkodowanie.

6. Jak chronić firmę: profilaktyka

Lepiej zapobiegać niż leczyć. Przed współpracą podpisz umowę określającą standardy kontaktu i poufności.

Sprawdzaj procedury ochrony danych księgowego raz w roku i pytaj o szkolenia RODO dla jego personelu.

Przykład: Prosisz o procedurę RODO biura. Potwierdzasz szkolenia pracowników. To zmniejsza ryzyko wycieku danych.

7. Odszkodowanie za błędy księgowego

Jeśli błąd księgowego przyniósł straty, masz prawo do odszkodowania. Podlicz kary urzędowe oraz utraconych klientów.

Możesz wybrać mediację, skargę do izby zawodowej lub drogę sądową.

Przykład: Przez błąd księgowego tracisz klienta i płacisz karę. Dokumentujesz straty i odzyskujesz środki w sądzie.

8. Podsumowanie

Relacja z księgowym musi opierać się na zaufaniu i jasnej komunikacji.

Jeśli coś jest nie tak, zbieraj dowody i działaj szybko, by chronić swój biznes.

Umowy pisemne to Twoja najlepsza obrona. Wymagaj wysokich standardów i rozliczaj księgowego z błędów.

Więcej informacji znajdziesz w tekście: Księgowy unika kontaktu.

Zastrzeżenie:
Treść ma charakter wyłącznie informacyjny. Nie zastępuje porad prawnych, podatkowych ani medycznych. Skonsultuj się ze specjalistą.

Więcej o wyciekach przeczytasz tu: Wyciek danych u księgowego co robić.

Przeczytaj również: Zaniedbanie księgowego: niekompetentne biuro.

Zobacz też: Zmiana grupy zaszeregowania w NHS: Twoje prawa w Anglii i Walii.