En handlingsplan för prestandaförbättring (PIP) är ett viktigt dokument.
Rätt använd ger den anställda en chans att förbättras.
Den ger arbetsgivaren bevis på en rättvis process.
Innan du utfärdar en PIP kan Caira från Unwildered granska utkastet, hitta brister och matcha det mot anställningsavtalet.
Caira stöds av över 10 000 juridiska dokument.
Vad är en handlingsplan för prestandaförbättring?
En PIP är ett formellt dokument som beskriver brister i en anställds förmåga, skicklighet eller prestation.
Den sätter upp mål, tidsramar och stöd från arbetsgivaren.
Enligt brittisk lag är bristande förmåga ett giltigt skäl för uppsägning.
En väl utformad PIP bevisar att processen har varit rättvis och väldokumenterad.
ACAS regler måste beaktas av domstolar.
Om en arbetsgivare bryter mot dessa regler kan eventuellt skadestånd höjas med upp till 25 procent.
När ska en PIP användas?
En formell PIP ska alltid föregås av informella försök att lösa problemen.
Arbetsgivaren bör först erbjuda coachning, träning eller feedback.
Vanliga orsaker till en PIP:
Arbetets kvalitet ligger ständigt under en tydligt definierad standard.
Tidsgränser missas upprepat utan godtagbar förklaring.
Specifika kompetensluckor har diskuterats men inte åtgärdats.
Upprepade fel som skadar eller riskerar att skada verksamheten eller kunder.
Innan en PIP inleds, utred om det handlar om förmåga (kan inte) eller uppförande (vill inte).
Fel procedur innebär en stor juridisk risk.
PIP vs Disciplinära åtgärder: Vad är skillnaden?
Faktor | PIP (Förmåga) | Disciplinförfarande (Uppförande) |
|---|---|---|
Problemets art | Den anställde saknar förmåga eller skicklighet för rollen | Den anställde vill inte uppfylla krav, eller har betett sig fel |
Syfte | Stödja och förbättra prestationer | Hantera och bestraffa misskötsamhet |
Ton | Stödjande, med resurser och träning som erbjuds | Utredande och korrigerande |
Resultat vid misslyckande | Uppsägning på grund av bristande förmåga | Disciplinära åtgärder upp till uppsägning |
Relevant lagstiftning | ERA 1996 s.98(2)(a) – förmåga | ERA 1996 s.98(2)(b) – uppförande |
Att blanda ihop dessa är ett vanligt misstag.
Det kan skada processens laglighet och försvaga din position i en domstol.
Vad måste en rättvis PIP innehålla?
Enligt ACAS måste en rättvis PIP innehålla följande delar:
Tydliga problem: Dokumentet måste ange exakta brister med datum och exempel.
SMART-mål: Varje mål måste vara specifikt och mätbart.
Stöd och resurser: Arbetsgivaren måste erbjuda träning, mentorskap eller anpassad arbetsbörda.
Tidslinje: Ett tydligt startdatum, avstämningsmöten och ett slutdatum.
Konsekvenser: Det måste framgå att misslyckande kan leda till uppsägning.
Rätt till sällskap: Den anställde har rätt att ha med en facklig representant eller kollega på möten.
Rätt att överklaga: Alla formella beslut måste kommuniceras skriftligen med information om hur man överklagar.
SMART-mål i en PIP: Vad innebär det i praktiken?
SMART är avgörande i domstolsprövningar.
Mål som är otydliga eller omöjliga att mäta gör uppsägningen ogiltig.
SMART-element | Innebörd i en PIP | Dåligt exempel vs SMART-mål |
|---|---|---|
Specifikt | Målet beskriver exakt vad som ska göras | Dåligt: "Bli bättre på kommunikation." |
Mätbart | Framsteg kan bedömas objektivt | Dåligt: "Visa mer initiativ." |
Uppnåeligt | Standarderna är rimliga för rollen | Ett krav på 40 % högre produktion än kollegorna är inte uppnåeligt. |
Realistiskt | Målet är anpassat till rollen och tillgängliga resurser | Mål som kräver outbildade kunskaper är inte realistiska. |
Tidsbestämt | Tydlig deadline finns för varje mål | Dåligt: "Förbättra dig under planens gång." |
Hur länge ska en handlingsplan gälla?
Det finns ingen lagstadgad tid.
ACAS kräver att tidsramen är rimlig utifrån rollens komplexitet.
Enkel roll: 4 till 6 veckor.
Komplex roll eller behov av kompetensutveckling: 8 till 12 veckor.
Seniorspecialist eller chefsroll: 3 till 6 månader.
Som vägledning:
Scenario | Rimlig tidsram |
|---|---|
Enkel, väl definierad uppgift i en junior roll | 4 till 6 veckor |
Flera problemområden i en roll som kräver utveckling | 8 till 12 veckor |
Seniorkonsult eller specialistroll | 3 till 6 månader |
En domstol prövar om arbetstagaren fått en ärlig chans.
Korta planer för komplexa roller godkänns sällan.
Kan en PIP innehålla uppgifter utanför arbetsbeskrivningen?
Detta är ett av de vanligaste misstagen.
En PIP ska utgå från rollens faktiska avtal och arbetsbeskrivning.
Flexibilitetsklausuler tolkas snävt av domstolar.
De tillåter liknande uppgifter på samma nivå, men inte grundläggande ändringar av rollen.
Att kräva uppgifter utanför arbetsbeskrivningen skapar risker:
Den anställde kan formellt motsätta sig målen.
Uppsägningar baserade på sådana mål anses ofta ogiltiga i domstol.
Det kan ge grund för talan om tvingande uppsägning.
Matcha alltid PIP-målen med gällande avtal.
Om rollen har förändrats, uppdatera avtalet genom korrekta samråd först.
PIP och funktionsnedsättning: Vad lagen kräver
Arbetsgivare har skyldighet att göra rimliga anpassningar vid funktionsnedsättningar.
Detta gäller fysiska eller psykiska nedsättningar med långvarig inverkan.
Anpassningsskyldigheten gäller även under en PIP-process.
Innan processen startar bör du:
Utreda om nedsättningen är kopplad till prestandaproblemen.
Beställa en företagshälsovårdsbedömning.
Överväga anpassningar av PIP-mål eller tidsramar.
Dokumentera alla övervägda anpassningar noga.
Brister här kan leda till dryga diskrimineringsböter.
Ersättningen vid diskriminering är obegränsad.
Skyldigheten triggas av kännedom.
Om du vet, eller borde ha vetat, om nedsättningen kan du inte hävda okunskap i efterhand.
Vad händer om den anställde misslyckas med sin PIP?
Håll ett formellt utvärderingsmöte efter perioden.
Den anställde har rätt att ha med sig en kollega.
Bedöm resultatet objektivt.
Möjliga utfall:
Målen har uppnåtts. Planen avslutas skriftligen.
Delvisa framsteg. Planen kan förlängas med tydliga resterande mål.
Målen uppnåddes inte. Utred om yttre faktorer stört förmågan innan mötet om uppsägning inleds.
Vid mötet har den anställde rätt till sällskap och möjlighet att bemöta kritiken.
Erbjud en skriftlig och oberoende process för överklagan.
Undersök också alltid om det finns en annan ledig roll inom företaget.
Leder en PIP alltid till uppsägning?
Inte nödvändigtvis.
Att använda en PIP enbart som ett sätt att motivera uppsägning innebär stora risker.
Domstolar upptäcker snabbt ogiltiga processer.
Tecken på en förutbestämd process är till exempel:
En PIP som startar direkt efter en anmälan eller föräldraledighet.
Omöjliga mål för rollen och tidsramen.
Uteblivet utlovat stöd under processen.
Att framsteg ignoreras under avstämningar.
Att beslutet om uppsägning tagits i förväg.
Om uppsägningen bedöms som oskälig kan dryga skadestånd dömas ut.
Kan en PIP leda till ogiltigförklaring av uppsägning?
Ja, om den bryter mot god sed, lagar eller bristande saklig grund.
Arbetsgivare bör noga beakta gränser för anställningsskydd vid prestandahantering.
För att en uppsägning ska stå sig i domstol krävs:
Verklig bristande förmåga hos den anställde.
Att arbetsgivaren haft godtagbara grunder efter en noggrann utredning.
Att processen varit rättvis med stöd, mål, tid och rätt till överklagan.
Att uppsägning var en rimlig åtgärd i situationen.
Vanliga misstag arbetsgivare gör med en PIP
Misstag | Risk | Bättre tillvägagångssätt |
|---|---|---|
Starta en PIP utan föregående informellt stöd | Processen kan anses förhastad och ogiltig | Dokumentera informella samtal, coachning och träning först |
Sätta otydliga mål som "förbättra din attityd" | Målen är inte SMART och uppsägningen kan anses oskälig | Använd specifika, mätbara och konkreta mål |
Kräva uppgifter utanför arbetsbeskrivningen | Den anställde kan överklaga kraven | Matcha mål med avtalet före start |
Avstå från att ge stöd | Det skadar processens giltighet | Erbjud specifik träning eller mentorskap |
Sätta orealistiska tidsramar | Det visar att arbetsgivaren inte gett en ärlig chans | Anpassa tiden efter rollen och problemen |
Ignorera hälsa eller nedsättningar | Risk för dryga diskrimineringsavgifter | Ta in medicinsk expertis; gör rimliga anpassningar |
Missa att erbjuda rätt att överklaga | Brott mot regler som kan öka skadestånd | Bekräfta rätten att överklaga skriftligen |
Ha ett förutbestämt resultat | Processen underkänns i domstol | Gör processen genuint öppen för förbättringar |
Källor
Employment Rights Act 1996, section 98 – bristande förmåga.
Employment Relations Act 1999, section 10 – rätt till sällskap.
Equality Act 2010, sections 20 och 21 – rimliga anpassningar.
Equality Act 2010, section 6 – definition av funktionsnedsättning.
ACAS källor rörande disciplinära åtgärder.
ACAS vägledning för prestandahantering.
GOV.UK vägledning om uppsägning.
Friskrivning: Artikeln är endast allmän information och utgör inte juridisk rådgivning.
