Funderar du på att ge personal, styrelseledamöter, familjeanställda eller ditt lilla team användbara skattefria gåvor? Fråga Caira by Unwildered för att kontrollera din plan innan du spenderar. Caira drivs av AI och stöds av mer än 10 000 juridiska dokument för England och Wales. Hon kan läsa kvitton, löneanteckningar, villkor för presentkort, anställningsavtal och brev från HMRC, och sedan hjälpa enskilda näringsidkare, grundare och småföretag att skapa en tydlig dokumentation.

Presentkortsidéer som faktiskt är användbara

Här är praktiska idéer för grundare, små företag och familjeföretag.

Vad är trivial benefits?

Trivial benefits är små icke-kontanta gåvor eller förmåner som en arbetsgivare kan ge en anställd utan att det skapar inkomstskatt, National Insurance eller P11D-rapportering, om HMRC:s villkor är uppfyllda.

Ordet ”trivial” kan låta avfärdande. I praktiken kan dessa förmåner vara användbara. En grundare kan ge små gåvor till personal utan att lägga till löneadministration. En styrelseledamot i ett privat aktiebolag kan ta emot måttliga förmåner från bolaget. En förälder som är anställd i ett litet företag kan få hjälp med mat, kläder eller resekostnader utan att det behandlas som lön, förutsatt att reglerna följs.

Det viktiga är att trivial benefits inte är ett sätt att dölja lön. De är tillfälliga gåvor.

Människor söker också efter detta som trivial expenses, trivial employee benefits, idéer för trivial gift eller trivial gifts to employees. I den här artikeln betyder uttrycket ”trivial benefits” HMRC:s skattebefrielse för små icke-kontanta personalförmåner.

Viktiga punkter

• Varje trivial benefit måste normalt kosta £50 eller mindre, inklusive moms.

• Den får inte vara kontanter eller en kontantvoucher.

• Den får inte vara utlovad i avtalet eller genom salary sacrifice.

• Den får inte vara en belöning för arbete eller prestation.

• Vanliga anställda har inget fast årligt tak, men varje förmån måste ändå kvalificera.

• Styrelseledamöter i close companies har ett £300-tak per skatteår.

• Spara kvitton, datum, skäl och villkor för presentkortet.

• Ge inte en styrelseledamot presentkort för £300 på en gång och kalla det sex trivial benefits. Det kan se ut som en enda större förmån. Sprid gåvorna över verkliga tillfällen.

Trivial benefits HMRC: sökfrågor besvarade

Här är en snabb översikt:

Caira by Unwildered kan hjälpa till att göra detta till en enkel gåvo-plan. Ladda upp din utkastlista över mottagare, datum och kortval, och be Caira att flagga allt som verkar för regelbundet, för kontantlikt, över £50 eller för nära en prestationsbonus.

Presentkort för flera butiker: ett kort, fler valmöjligheter

Kort som gäller i flera butiker kan vara användbara när du inte vet vad den anställde behöver mest. De kan också hjälpa föräldrar, vårdnadshavare och personal med tajt budget eftersom mottagaren kan välja mellan mat, kläder, hushållsartiklar eller reseutgifter.

Kontrollera ändå villkoren. Ett kort för flera butiker är inte automatiskt säkert bara för att det har många återförsäljare. Du behöver fortfarande samma HMRC-villkor: £50 eller mindre, inte kontanter, inte en kontantvoucher, inte avtalsenligt och inte en belöning för arbete.

Jag hittade ingen tydlig officiell brittisk Booking.com-presentkortsprodukt att rekommendera. Booking.com har villkor för krediter och plånboksfunktioner, men för en trivial benefit är det bättre att använda ett kort med tydliga presentkortsvillkor.

För det mest försiktiga upplägget, använd butiksspecifika kort som M&S, Asda, Aldi, Amazon UK eller Sainsbury’s, eller upplevelsespecifika vouchers, och håll värdet tydligt under £50.

Familje-, skönhets- och reseidéer

För föräldrar och vårdnadshavare är en användbar trivial benefit inte alltid en flaska vin eller choklad. Det kan vara något som minskar kostnaden för en vanlig vecka eller skapar en liten familjestund.

Idéer att överväga:

• Familjedagar ute: Merlin attractions, biovouchers, bowling, trampolinparker eller lokala aktivitetscenter.

• Korta avbrott: Center Parcs, Hilton, Hotelgiftcard eller Butlin’s-liknande resekort, om villkoren är tydliga.

• Skönhet och välmående: Treatwell, lokala frisörsalonger, nagelsalonger, massagevouchers eller spavouchers.

• Resor: Ryanair-presentkort eller resekort där mottagaren realistiskt kan använda dem.

• Barn- och skolkostnader: bokhandelskort, leksaksbutikskort, stöd till skoluniform eller stormarknadskort.

Var försiktig med salong- och resevouchers. Många är över £50, går ut snabbt eller har snäva bokningsregler. En voucher för £49 kan vara renare än en voucher för £50 när avgifter eller leverans läggs till. Om leverantören tar ut en administrationsavgift eller porto, inkludera det i totalkostnaden.

För enskilda näringsidkare och små företag kan Caira by Unwildered hjälpa till att jämföra alternativ. Ladda upp återförsäljarvillkoren eller vouchersidan och fråga Caira om kortet verkar kontantlikt, om kostnaden håller sig under £50 och vilken dokumentation som ska sparas.

Vanliga missuppfattningar om trivial benefits

Frågorna online är ofta desamma. Här är fallgroparna att undvika.

Vad räknas som en trivial benefit hos HMRC?

HMRC:s test har fyra huvuddelar. Förmånen måste:

Bra skäl är personliga eller allmänna: födelsedag, nytt barn, företagsjubileum, säsongsgåva, återkomst från föräldraledighet, flytt eller en liten välmåendegest.

Dåliga skäl är arbetsrelaterade: ”bra jobbat med att stänga affären”, ”tack för att du tog extra pass” eller ”bonus för att slutföra projektet”.

Vad är ett exempel på en trivial benefit?

Ett enkelt exempel är ett M&S-presentkort på £40 som ges till en anställd på deras födelsedag.

Det kan fungera eftersom det är under £50, inte kontanter, inte avtalsenligt och inte en belöning för arbete. Samma M&S-presentkort på £40 som ges för att den anställde gjorde en stor försäljning skulle normalt falla bort eftersom det är en belöning för prestation.

Andra exempel som kan fungera:

• presentkort på £25 till Aldi för ett nytt barn;

• presentkort på £30 till Asda som en vintergåva för välmående;

• Sainsbury’s eGift-kort för matvaror på £45 för ett företagsjubileum;

• bokhandelsvoucher på £35 för en födelsedag;

• Hilton-presentkort på £49 till en hotellvistelse, om kortvillkoren säger att det inte kan bytas mot kontanter;

• kaffebutikkort på £20 efter en tuff månad, om det inte är kopplat till arbetsprestation;

• blommor, choklad, biobiljetter, restaurangvouchers eller en liten presentkorg.

Undvik att ge flera kort på £50 till samma person samtidigt. HMRC kan se det som en enda större förmån. Variera gåvan och tillfället.

Kan ett presentkort vara en trivial benefit?

Ja, ett presentkort kan vara en trivial benefit om det uppfyller HMRC:s villkor.

De säkraste presentkorten är vanligtvis butiksspecifika eller upplevelsespecifika kort som inte kan lösas in mot kontanter. Till exempel kan ett stormarknadskort, M&S-kort, bokhandelskort, biokort, hotellpresentkort eller restaurangvoucher fungera om totalkostnaden är £50 eller mindre och kortet inte kan omvandlas till kontanter.

Undvik:

• förbetalda betalkort som fungerar som kontanter;

• kort som kan tas ut i bankomat;

• kort som kan bytas mot kontanter;

• kort som ges som bonus för arbete;

• kort som utlovas varje månad i ett anställningsavtal;

• en stor påfyllning som gör att förmånen överstiger £50.

Spara kvittot eller e-postbekräftelsen. Om HMRC frågar senare vill du kunna visa datum, belopp, mottagare, tillfälle och villkor.

Kan en Tesco-voucher vara en trivial benefit?

Ja, en Tesco-voucher eller ett Tesco-presentkort kan vara en trivial benefit om det är en icke-kontantvoucher, kostar £50 eller mindre, inte är en belöning för arbete och inte är avtalsenligt.

Samma logik gäller Asda, Aldi, M&S, Sainsbury’s och andra butikskort. Varumärket är inte huvudfrågan. Frågan är om kortet är kontantlikt, om det är under £50 och varför det gavs.

Kontrollera återförsäljarvillkoren innan du köper. Vissa stormarknadskort utesluter bensin, lotteri, tobak, frimärken, påfyllning av telefon, presentkort eller koncessioner. Det hindrar vanligtvis inte kortet från att vara användbart, men det spelar roll om du försöker hjälpa någon med en specifik kostnad.

Hur många trivial benefits kan en anställd få per år?

För vanliga anställda sätter HMRC inget fast årligt antal. Huvudgränsen är £50 per förmån och de fyra villkoren.

Det betyder inte att obegränsade gåvor alltid är rimliga. Om någon får en voucher på £50 varje fredag kan HMRC fråga om det egentligen är en regelbunden belöning eller förtäckt lön.

Ett praktiskt mönster är att använda vanliga livshändelser:

• födelsedag;

• jul, Eid, Diwali eller annan säsongshögtid;

• företagsjubileum;

• nytt barn;

• flytt;

• återkomst från föräldraledighet;

• liten välmåendegåva under vintern;

• avskedsgåva, om den inte är kopplad till prestation.

Variera datum och skäl. Spara dokumentation.

Trivial benefits för styrelseledamöter

Styrelseledamöter kan få trivial benefits, men styrelseledamöter i close companies har en extra gräns.

Det här avsnittet täcker vanliga sökningar som trivial benefits for directors och trivial benefits 300 per director.

De flesta små brittiska aktiebolag är close companies eftersom de kontrolleras av fem eller färre aktieägare. Om du är styrelseledamot eller befattningshavare i ett close company sätter HMRC ett tak för skattebefriade trivial benefits på £300 per skatteår.

Det betyder vanligtvis upp till sex separata förmåner på £50 under skatteåret, om varje förmån kvalificerar. Det betyder inte en gåva på £300.

Exempel:

Det är mer försvarbart än sex identiska vouchers som utfärdas samma dag.

Trivial benefits £300 per director

£300-taket missförstås ofta.

Det är inte ett separat £300-anslag som du kan ta ut som kontanter. Det är ett årligt tak för kvalificerande trivial benefits för styrelseledamöter och befattningshavare i close companies.

Förmånerna måste fortfarande uppfylla de vanliga reglerna:

• varje förmån måste kosta £50 eller mindre;

• den får inte vara kontanter eller en kontantvoucher;

• den får inte vara avtalsenlig;

• den får inte belöna arbete eller prestation.

HMRC:s vägledning omfattar också förmåner som ges till familjemedlemmar eller hushållsmedlemmar till en styrelseledamot eller befattningshavare i ett close company. Om bolaget ger förmåner till en styrelseledamots familj eller hushållsmedlemmar kan dessa räknas mot styrelseledamotens £300-tak. Kontrollera reglerna och spara dokumentation.

Trivial benefits i aktiebolag

Aktiebolag kan använda trivial benefits för anställda och styrelseledamöter.

Detta kan vara särskilt användbart för startups och ägarledda bolag. Du kanske inte har budget för stora bonusar, men du kan ändå uppmärksamma personliga tillfällen på ett skatteeffektivt sätt.

Det är därför sökningar som limited company trivial benefits eller trivial benefits limited company ofta fokuserar på styrelseledamöter. Bolaget tillhandahåller förmånen, men det är den anställde eller styrelseledamoten som får den.

Vanliga exempel:

• ett kort för £30 till Aldi när en anställd återvänder från föräldraledighet;

• ett M&S-kort för £50 till en styrelseledamots födelsedag;

• ett Sainsbury’s matkort för £45 till en familjeanställds företagsjubileum;

• en biovoucher för £25 till all personal före jul;

• ett Hilton-presentkort för £49 till en styrelseledamot, som en av deras årliga trivial benefits.

Om ditt aktiebolag anställer familjemedlemmar kan de också få trivial benefits som anställda om anställningen är verklig och förmånen kvalificerar. Till exempel kan ett vuxet barn som faktiskt arbetar för bolaget få ett födelsedagspresentkort på £30. Men använd inte falsk anställning eller artificiella gåvor för att föra ut pengar ur bolaget.

Trivial benefits för anställda

För anställda är regeln enklare än för styrelseledamöter. Det finns inget årligt tak på £300 för vanliga anställda.

Men förmånen måste fortfarande vara tillfällig och icke-avtalsenlig. Den ska inte ersätta lön. Den ska inte vara kopplad till mål eller arbetsuppgifter.

Det är också detta som folk menar med employee trivial benefits, trivial employee benefits eller trivial gifts to employees.

Bra exempel för anställda:

• kaffekort för £15 till en födelsedag;

• stormarknadsvoucher för £30 när någon får ett nytt barn;

• blommor för £20 vid sorg eller en svår personlig händelse;

• presentkort för £45 till alla anställda vid jul;

• biovoucher för £35 till ett företagsjubileum.

Dåliga exempel för anställda:

• voucher för £50 till bästa säljaren;

• månatligt kort för £50 som utlovas i avtalet;

• kontanter i ett kuvert;

• ersättning för något den anställde köpte till sig själv;

• voucher för £60 där endast £50 behandlas som skattefri.

Enskilda näringsidkare och trivial benefits

Enskilda näringsidkare måste vara försiktiga.

Om du är enskild näringsidkare kan du inte ge dig själv en trivial benefit som anställd eftersom du inte är anställd av ett separat bolag. Som enskild näringsidkare är du och verksamheten samma sak skattemässigt.

Men om du anställer personal kan du ge dessa anställda trivial benefits om HMRC:s villkor är uppfyllda.

Exempel:

• En egenföretagare som driver café kan inte ge sig själv en skattefri trivial benefit på £50.

• Samma caféägare kan ge en anställd en stormarknadsvoucher på £30 till födelsedagen, om den inte är avtalsenlig och inte en belöning för arbete.

Kan ett gymmedlemskap vara en trivial benefit?

Vanligtvis är ett vanligt gymmedlemskap inte ett bra exempel på en trivial benefit.

Varför? För att gymmedlemskap ofta är löpande, avtalsenliga eller över £50 totalt. Om arbetsgivaren betalar för ett månatligt gymmedlemskap kan HMRC behandla det som en skattepliktig förmån i tjänsten om inte någon annan skattebefrielse gäller.

Ett engångspass till gymmet för £30 eller en voucher för träningspass kan vara annorlunda om det uppfyller alla regler för trivial benefits. Men ett regelbundet gymmedlemskap är riskabelt.

Om målet är välmående för anställda, överväg enklare engångsförmåner:

• voucher för sportbutik på £25;

• voucher för yogaklass på £30;

• badpass för £20;

• välmåendepresentkorg för £35;

• massagevoucher för £40, om den inte är kontantlik och inte avtalsenlig.

Vad är 3-3-3-regeln på gymmet?

Detta är inte en HMRC-regel för trivial benefits.

Folk söker efter detta eftersom det förekommer i träningsinnehåll. Det syftar vanligtvis på en träningsstruktur, inte skatt. För trivial benefits är de siffror som spelar roll £50 per förmån och £300 per skatteår för styrelseledamöter i close companies.

Trivial benefits och Universal Credit

Detta är viktigt för anställda och föräldrar med Universal Credit.

Universal Credit påverkas normalt av arbetsinkomster. Arbetsgivare rapporterar vanligtvis löner till HMRC via PAYE, och DWP använder den inkomstinformationen. En korrekt strukturerad trivial benefit är inte kontanter, är inte en belöning för arbete och beskattas inte som anställningsinkomst enligt skattebefrielsen för trivial benefits.

En kvalificerande icke-kontant trivial benefit behandlas normalt inte som PAYE-lön och bör normalt inte minska Universal Credit på samma sätt som lön. Men reglerna för Universal Credit kan vara komplexa och beror på individuella omständigheter.

Var dock försiktig:

• kontanter är något annat;

• en voucher som motsvarar kontanter kan vara något annat;

• en prestationsbonus är något annat;

• en regelbunden avtalsenlig förmån kan vara något annat;

• reglerna för Universal Credit kan bero på omständigheterna.

Om den anställde har Universal Credit, håll gåvan tydligt icke-kontant, under £50, icke-avtalsenlig och orelaterad till prestation. Om de blir tillfrågade om den bör de förklara exakt vad det var och visa kvittot eller villkoren för presentkortet.

Om du är osäker bör den anställde kontrollera sin Universal Credit-journal eller fråga DWP hur posten ska behandlas. Beskriv inte en kontantbonus som en trivial benefit.

Trivial benefits och bolagsskatt

För ett bolag betraktas personalförmåner vanligtvis som en del av kostnaden för att anställa personal. Om en trivial benefit verkligen är för anställda eller styrelseledamöter och uppfyller reglerna, behandlar många redovisningskonsulter kostnaden som en affärskostnad.

Detta skiljer sig från gåvor till kunder, leverantörer eller affärskontakter. HMRC:s vägledning om företagsinkomster säger att affärsgåvor i allmänhet behandlas som affärsrepresentation och normalt inte är avdragsgilla om inte ett undantag gäller.

Separera därför dina register:

• trivial benefits för personal;

• trivial benefits för styrelseledamöter;

• gåvor till kunder;

• representation för personal;

• kostnader för årlig fest.

Blanda inte ihop allt i ett enda ”gåvor”-konto utan anteckningar.

Trivial benefits och representation för personal

Representation för personal och trivial benefits hänger ihop, men det är inte samma regel.

Trivial benefits är vanligtvis små gåvor eller förmåner under £50-regeln. Representation för personal kan omfatta måltider, evenemang eller årliga fester. Årliga personalarrangemang kan ha ett eget undantag, som ofta diskuteras separat från trivial benefits.

Så om du söker efter staff entertaining trivial benefits eller trivial benefits staff entertaining, håll dokumentationen separat. En födelsedagsvoucher för £40 kan vara en trivial benefit. En julfest kan i stället behöva kontrolleras enligt reglerna för representation för personal.

PAYE Settlement Agreement och trivial benefits

Om en förmån kvalificerar som en trivial benefit behöver du normalt inte rapportera den på en P11D eller ta med den i en PAYE Settlement Agreement.

Om gåvan inte uppfyller reglerna för trivial benefits kan den bli skattepliktig. I så fall kan arbetsgivaren behöva rapportera den via lön, P11D eller möjligen en PAYE Settlement Agreement beroende på omständigheterna.

Därför är det bättre att kontrollera gåvan innan du köper den.

Vad händer om du redan gjort ett misstag?

Om du redan har gett fel gåva, dölj den inte. Ta reda på vad som gick fel:

• Var kostnaden över £50?

• Var det kontanter eller en kontantlik voucher?

• Var den utlovad i ett avtal?

• Var den kopplad till prestation?

• Överskred en styrelseledamot i ett close company £300-taket?

Fråga sedan din redovisningskonsult eller lönerådgivare om den behöver rapporteras via lön, P11D eller en PAYE Settlement Agreement. Om frågan påverkar Universal Credit kan den anställde också behöva förklara vad som hände för DWP.

Checklista för dokumentation

Håll ett enkelt kalkylblad med:

• datum då den gavs;

• mottagare;

• anställd, styrelseledamot eller familje-/hushållsmedlem;

• skäl till gåvan;

• leverantör;

• belopp inklusive moms;

• om det var kontanter, voucher eller varor;

• bekräftelse på att det inte var avtalsenligt;

• bekräftelse på att det inte var en belöning för arbete;

• löpande total för styrelseledamöter i close companies.

Caira by Unwildered kan hjälpa till med detta. Ladda upp dina kvitton, villkor för presentkort och anteckningar, och be Caira att utarbeta en dokumentationstabell eller kontrollera om skälet till gåvan låter för nära en arbetsbelöning.

Vad är den mest förbisedda skatteförmånen?

För små företag är trivial benefits en av de mest förbisedda små skattebefrielserna. De är inte ett magiskt skatteupplägg. De är bara ett praktiskt sätt att ge små, mänskliga gåvor utan att skapa skatteadministration.

Den bästa användningen är inte ”hur tar jag ut maximalt?”. Den bättre frågan är: ”Vilka små gåvor skulle faktiskt hjälpa människor i mitt team?”

För en startup-grundare med personal som är föräldrar kan presentkort till stormarknad och kläder vara mer användbara än profilprodukter. För en anställd med Universal Credit kan ett korrekt strukturerat icke-kontant matkort vara mer hjälpsamt än en liten skattepliktig bonus. För en styrelseledamot kan sex separata måttliga gåvor under året vara renare än att försöka ta ut ett stort belopp.

Innan du köper kan du också be Caira by Unwildered att granska din plan. Caira kan hjälpa småföretag och enskilda näringsidkare att utarbeta en logg för trivial benefits, kontrollera villkor för presentkort, sammanfatta HMRC:s regler på enkel svenska och förbereda en anteckning till din redovisningskonsult eller lönerådgivare.

FAQ

Vad är ett exempel på en trivial gåva?

Ett presentkort på £30 till en anställds födelsedag kan vara en trivial gåva om det inte är kontanter, inte avtalsenligt och inte en belöning för arbete.

Är presentkort tillåtna som trivial benefits?

Ja, om presentkortet är en icke-kontantvoucher som bara kan användas för varor eller tjänster och inte kan bytas mot kontanter.

Kan styrelseledamöter göra anspråk på trivial benefits?

Ja, men styrelseledamöter i close companies har ett årligt tak på £300 och varje separat förmån måste fortfarande vara £50 eller mindre.

Kan jag ge alla sex styrelseledamotsgåvor på £50 samtidigt?

Det är säkrare att inte göra det. Att ge sex identiska gåvor samma dag kan se ut som en enda större förmån. Sprid ut dem och använd verkliga tillfällen.

Kan familjeanställda få trivial benefits?

Ja, om de verkligen är anställda och förmånen kvalificerar. Men om de är familje- eller hushållsmedlemmar till en styrelseledamot i ett close company kan även styrelseledamotens tak behöva kontrolleras.

Källor / vidare läsning

• GOV.UK: Tax on trivial benefits.

• HMRC Employment Income Manual EIM21864 to EIM21870.

• GOV.UK: Universal Credit and earnings.

• HMRC Business Income Manual BIM45065.

• Villkor för presentkort från återförsäljare, resor och upplevelser för Sainsbury’s, Asda, Aldi, M&S, Amazon UK, Hilton, Virgin Experience Days, Center Parcs, Treatwell, Ryanair, Love2shop och One4all.

Den här artikeln är allmän information. Den är inte juridisk, finansiell, skattemässig eller medicinsk rådgivning.