HMRC granskar din bilhandlares moms: nu då?

Ett brev eller ett besök från HMRC kan få ett vanligt bokföringsproblem att kännas som en brottsanklagelse. Pausa. En VAT-compliancekontroll är inte ett konstaterande av bedrägeri; utfallet beror på bevisningen.

Din första uppgift är att ta reda på vad HMRC faktiskt har öppnat, vilka perioder och transaktioner som avses och vilken nästa tidsfrist är. Fortsätt lämna in deklarationer och betala belopp som förfaller medan du organiserar svaret.

Caira är AI-driven och använder en kunskapsbas med juridiska dokument för England och Wales. Du kan ladda upp HMRC-brevet, informationsbegäran och relevanta avtalsdokument och be den hjälpa till att sammanfatta vad som har begärts och utarbeta en kronologi. Kontrollera resultatet mot originalen innan du förlitar dig på det.

Är detta en kontroll, ett Kittel-fall eller en bedrägeriutredning?

Etiketten spelar roll.

Låt inte ordet “bedrägeri” blanda ihop dessa spår. En näringsidkare som inte är ohederlig kan ändå möta ett civilrättsligt avslag på ingående skatt enligt Kittel. Att acceptera COP9-faciliteten innebär att man medger uppsåtligt beteende. HMRC:s utfästelse mot brottsutredning omfattar endast bedrägeri som fullt ut har redovisats av den personen—not undisclosed conduct, other people or companies, unrelated offences or other authorities. Brottspåståenden följer en annan väg och åklagare fattar sina egna beslut.

Ett informationsföreläggande enligt Schedule 36 kan endast avse information eller handlingar som rimligen krävs för att kontrollera skattesituationen. Lagligt skyddat material omfattas av legal professional privilege, men det är inte en generell grund för att hålla inne affärshandlingar. Följ rättigheterna och instruktionerna i det enskilda föreläggandet.

Vad HMRC kan be en bilhandlare att lämna ut

Räkna med att HMRC kopplar VAT-deklarationen till enskilda bilar, motparter och bankrörelser. Det kan omfatta:

• inköps- och försäljningsfakturor, kreditnotor och VAT-beräkningar;

• lagerböcker för marginalsystemet och inköpshistoriken som stöder behörigheten;

• kontoutdrag, finansieringshandlingar och förklaringar till betalningar från tredje man;

• V5C, VIN-uppgifter, fordonsinspektioner, transport- och försäkringsbevis;

• material från DVLA, MOT, körsträcka, proveniens, import, tull och NOVA;

• register från dealer-management-system, ursprungliga e-postmeddelanden, WhatsApp-exporter, bilagor, granskningsspår och dokumentmetadata;

• kontroller av Companies House, VAT-nummer, lokaler och motparter; och

• bevis som förklarar ovanliga priser, korta innehavstider, närstående parter eller cirkulära rörelser.

Will Kennedy från Warford Cars beskrev hur tre HMRC-tjänstemän granskade fyra års affärsfiler från hans bilhandel, inklusive fakturor, VAT-beräkningar, finansieringshandlingar, dealer-systemregister och kontoutdrag. Han beskrev också intervjuer och stressen med att hitta äldre papper. Hans video är en personlig redogörelse för ett kontrollbesök, inte ett publicerat HMRC-fynd eller bevis på VAT-bedrägeri.

En lugn plan för den första veckan

HMRC ordnar normalt ett besök efter överenskommelse och ger vanligtvis minst sju dagars varsel, även om ett förhandsmeddelat eller oanmält lagstadgat besök är möjligt. Du kan be att få ändra ett olämpligt datum. Ett möte i en compliancekontroll är i allmänhet frivilligt om inte HMRC förlitar sig på en formell befogenhet, så fråga vilken befogenhet och vilket syfte som gäller i stället för att anta.

För indexet, anteckna HMRC:s begärandenummer, VAT-period, leverantör, registrering och VIN, källdokument, ansvarig medarbetare, status, avvikelse och inlämningsdatum. Redigera inte gamla meddelanden och bakdatera inte en lagerboksanteckning. Be en leverantör om en genuin dubblett eller korrigerad faktura och bevara begäran; låt aldrig ett av bilhandlaren skapat schema framstå som originalet. Att dölja eller förstöra handlingar kan leda till separata sanktioner och, i vissa fall, straffrättsliga konsekvenser.

Om HMRC säger att affärerna var kopplade till bedrägeri

Be HMRC att identifiera transaktionerna, den påstådda skatteförlusten, det bedrägliga undandragandet, kopplingen och de omständigheter som sägs visa att du visste eller borde ha vetat. Kittel-testet kräver alla fyra elementen, styrkta enligt överviktsprincipen.

Bygg en kronologi för varje bil. Visa när du först hörde talas om den, vem som kontrollerade förhandlingarna, varför priset och marginalen var rimliga, hur du verifierade behörighet och bankuppgifter, var bilen fysiskt rörde sig, vilka avvikelser som uppstod och hur de löstes.

Motorfallen visar varför detaljer spelar roll. I Northside Fleet Ltd v HMRC [2022] UKUT 256 (TCC) hade en begagnatbilshandlare fått uttryckliga HMRC-varningar och enkla kontroller skulle ha avslöjat problem med leverantörsadresser. Dess överklagande avslogs. I HMRC v Alan McCord trading as Hi-Octane Imports [2021] UKUT 153 (TCC), som gällde importerade prestandabilar, prövades tvisten transaktion för transaktion.

En annan handlare har beskrivit hur han köpte 38 nästan nya pickups utan V5C, senare fann flera keeper-anteckningar och därefter rekonstruerade fyra års register för HMRC. Det är en användbar påminnelse om att bevara berättelsen, inte bevis på berättarens VAT-slutsatser.

Beslut, sanktioner och tidsfrister

HMRC bör förklara sitt beslut skriftligen. Om du inte håller med är den normala överklagandetiden 30 dagar. Du kan kanske lämna ny information, begära en oberoende HMRC-granskning eller överklaga till First-tier Tribunal. Alternativ tvistlösning kan ibland hjälpa, men den stoppar inte en tidsfrist.

För ett överklagande av en VAT-assessment måste den tvistiga skatten i allmänhet betalas eller deponeras innan tribunalen kan pröva den. Om det skulle orsaka verkliga ekonomiska svårigheter kan HMRC—eller, efter avslag, tribunalen—överväga uppskov. Kassaflödesprognoser, räkenskaper, bankfaciliteter, skulder och försök att ordna finansiering kan spela roll.

För transaktioner som ingåtts den 16 November 2017 eller senare kan section 69C of the Value Added Tax Act 1994 medföra en sanktion på 30% av VAT som nekats eller påförts enligt kunskapsprincipen, med förbehåll för de lagstadgade reglerna om nedsättning. Den är separat överklagbar, kan ibland hänföras till ansvariga bolagsföreträdare och kan inte kombineras med en Schedule 24-sanktion för samma oriktighet. Den är inte en automatisk följd av varje bokföringsfel.

Bedömningsperioder är ärendespecifika. Fyra år är en vanlig utgångspunkt. En längre tidsgräns, potentiellt 20 years, beror på separata lagstadgade villkor såsom specificerat uppsåtligt beteende; “borde ha vetat” gör inte i sig beteendet uppsåtligt. Anta inte att antalet år i någon annans video avgör ditt.

Håll svaret sanningsenligt och hanterbart

Under ett oväntat informellt samtal behöver du inte svara ur minnet. Be om frågan och omfattningen skriftligen, säg när handlingar kan kontrolleras och skilj mellan fakta och minnesbild. Det tar inte bort en skyldighet att följa ett giltigt lagstadgat föreläggande eller lämna lagligen krävd befintlig dokumentation. Om ett svar senare visar sig vara fel, rätta det omedelbart och behåll båda versionerna.

Du kan prova Caira gratis; därefter är det £15 i månaden. Det kan hjälpa till att organisera brev, transaktionsunderlag och ett svarindex, eller peka ut var datum och fordonsidentifierare inte stämmer överens. Det kan inte avgöra HMRC:s slutsats eller ersätta originalbevisningen. För förebyggande arbete, se vår kontroll före köp inom motorhandel.

Detta kan ta tid. Saknade handlingar är ett problem att utreda, inte bevis för att det värsta redan har hänt. Arbeta igenom en transaktion och en begäran i taget.

Frågor du kanske tvekar att ställa

Betyder ett HMRC-besök att jag misstänks för ett brott?

Nej. HMRC genomför rutinmässiga och riskbaserade compliancekontroller. Fråga vilken typ av kontroll som är öppen och vilken lagstadgad befogenhet, om någon, som stöder varje begäran.

Kan HMRC vägra VAT även om jag inte deltog i bedrägeriet?

Möjligen, enligt den civilrättsliga Kittel-principen, om HMRC bevisar att du visste eller borde ha vetat att din transaktion var kopplad till bedrägligt undandragande. Det är inte automatiskt ett straffrättsligt konstaterande.

Jag hittar inte en gammal faktura. Ska jag göra en ersättningsfaktura?

Presentera aldrig en rekonstruktion som original. Anteckna vad som saknas, sök i dealer-systemet, e-post, bank- och motpartsregister, och märk varje senare sammanställning med dess källor och upprättandedatum.

Denna artikel är allmän information, inte finansiell, juridisk, skattemässig eller medicinsk rådgivning.