Verpflichtendes Payrollen von medizinischen Leistungen: Was ändert sich wirklich?

Vom Arbeitgeber bereitgestellte private Krankenversicherung (PMI) und Zahnzusatzversicherung werden zunehmend geschätzt, insbesondere da die Wartezeiten beim NHS weiterhin hoch sind. Nach den Referral-to-Treatment-Daten von NHS England sind Wartelisten ein zentrales Thema, aber es ist wichtig, die neuesten Zahlen direkt zu prüfen, um das aktuellste Bild zu erhalten. Vor diesem Hintergrund überprüfen viele Arbeitgeber ihre Gesundheitsleistungen – und nun ändern sich auch ihre Steuer- und Meldepflichten.

HMRC hat bestätigt, dass das verpflichtende Payrollen bestimmter geldwerter Vorteile (BiKs), einschließlich medizinischer Leistungen, ab dem 6. April 2027 beginnt. Dies ist eine schrittweise Änderung. Derzeit ist das Payrollen für die meisten Leistungen freiwillig, aber Arbeitgeber sollten mit den Vorbereitungen für den Übergang beginnen. Planen Sie nicht auf der Annahme, dass bereits jede Leistung oder jede private Krankenversicherung auf verpflichtendes Payrollen umgestellt wurde.

Zeitplan: Was Arbeitgeber wissen müssen

Was bedeutet Payrollen für medizinische Leistungen?

Wenn medizinische oder zahnärztliche Versicherungen vom Arbeitgeber bereitgestellt werden, ist ihr Wert für Beschäftigte in der Regel steuerpflichtig, sofern keine bestimmte Befreiung gilt. Beim Payrollen wird der steuerpflichtige Wert jeden Monat zum Gehalt der Beschäftigten hinzugefügt, und die Steuer wird in Echtzeit abgezogen. Dadurch können die Kosten von Leistungen sichtbarer werden – und Fehler oder Streitigkeiten können ebenfalls schneller auffallen.

Unübersichtliches Beispiel: Die Realität des Übergangs

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden vor, das PMI über einen großen Anbieter anbietet. Im Jahr 2025 entscheiden sie sich, Leistungen frühzeitig auf Payrollen umzustellen, um der Frist 2027 voraus zu sein. Ihre Lohnabrechnungssoftware ist dafür jedoch nicht eingerichtet, und das HR-Team trägt die Leistungswerte manuell ein. Mitte des Jahres bemerkt eine Mitarbeiterin, dass ihre Gehaltsabrechnung einen deutlich höheren steuerpflichtigen Vorteil ausweist als erwartet. Bei der Prüfung stellt sich heraus, dass ihre Police einen Zahnzusatz enthielt, der beim Hochladen in die Lohnabrechnung doppelt erfasst wurde. Sie fragt bei HR nach, woraufhin historische Rechnungen, Policenunterlagen und E-Mails mit dem Makler geprüft werden müssen, um den Fehler zu beheben. In der Zwischenzeit wird ihr Steuercode von HMRC geändert, und sie erhält eine unerwartete Steuernachzahlung. Dieses Szenario ist nicht ungewöhnlich – der Übergang zum Payrollen kann Lücken in der Dokumentation und Kommunikation aufdecken.

Praktische Schritte für Arbeitgeber und Beschäftigte

• Prüfen Sie Ihre aktuellen Leistungen: Listen Sie alle medizinischen, zahnärztlichen und sonstigen bereitgestellten Leistungen auf. Prüfen Sie, ob jede einzelne steuerpflichtig ist und ob Ausnahmen gelten (siehe GOV.UK-Leitlinien zu medizinischer oder zahnärztlicher Behandlung und Versicherung).

• Prüfen Sie die Payroll-Fähigkeit: Sprechen Sie mit Ihrem Payroll-Anbieter oder Softwarelieferanten. Kann das System das Payrollen von Leistungen einschließlich der Echtzeitmeldung an HMRC verarbeiten?

• Frühzeitig kommunizieren: Informieren Sie Beschäftigte über bevorstehende Änderungen und darüber, was sie auf ihren Gehaltsabrechnungen erwarten können. Erklären Sie, dass die Steuer auf Leistungen abgezogen wird, sobald das Payrollen verpflichtend ist.

• Prüfen Sie die Unterlagen des Anbieters: Bitten Sie Ihren Versicherer oder Makler (z. B. Bupa, AXA Health, Aviva, Vitality, WPA) um klare Aufschlüsselungen von Prämien und Leistungen. Gibt es Zusatzleistungen oder Extras, die einbezogen werden müssen?

• Belege aufbewahren: Speichern Sie Policenunterlagen, Schreiben des Anbieters, Rechnungen und jegliche Korrespondenz zu Streitigkeiten oder Ansprüchen. Das ist wichtig, falls es Fehler gibt oder HMRC oder der Financial Ombudsman einen Fall prüfen müssen.

• Gehaltsabrechnungen und HMRC-Mitteilungen überwachen: Beschäftigte sollten prüfen, ob der steuerpflichtige Vorteil mit den Mitteilungen übereinstimmt. Wenn etwas nicht stimmt, sollten sie es umgehend bei HR oder Payroll ansprechen.

Fragen, die Sie stellen sollten

• HR: Wie werden Leistungswerte berechnet und gemeldet? Gibt es Kontrollen, um Doppelzählungen oder fehlende Leistungen zu vermeiden?

• Versicherer/Makler: Auf welcher Grundlage erfolgt die Risikoprüfung (Moratorium oder vollständige medizinische Risikoprüfung)? Gibt es Ausschlüsse oder Wartezeiten?

• Arzt: Wenn ein Anspruch abgelehnt wird, können Sie medizinische Unterlagen oder eine Klarstellung dazu bereitstellen, ob eine Erkrankung akut oder chronisch ist?

Häufige Streitfälle und wie man sich vorbereitet

• Vorerkrankungen: Viele Ansprüche werden aus diesem Grund abgelehnt, insbesondere bei Moratoriums-Risikoprüfung. Fordern Sie immer eine schriftliche Erklärung vom Versicherer an und bewahren Sie alle zugehörigen Unterlagen auf.

• Chronische vs. akute Erkrankungen: Die meisten UK-PMI-Policen decken akute, kurzfristige Probleme ab. Wenn ein Anspruch als „chronisch“ abgelehnt wird, bitten Sie den Versicherer um seine Definition und widersprechen Sie, wenn sie unklar ist.

• Streit über den steuerpflichtigen Wert: Wenn der Leistungswert auf Ihrer Gehaltsabrechnung falsch erscheint, vergleichen Sie ihn mit den Policenunterlagen und Rechnungen. Eskalieren Sie Abweichungen an HR und, falls ungelöst, an HMRC oder den Financial Ombudsman.

Nützliche Formulierungen

Mitarbeitende an HR/Payroll:

Hallo [HR/Payroll],
mir ist aufgefallen, dass meine Gehaltsabrechnung für die Krankenversicherung einen höheren steuerpflichtigen Vorteil ausweist als erwartet. Können Sie bitte bestätigen, wie dieser Wert berechnet wurde und ob er alle relevanten Zusatzleistungen enthält? Außerdem: Unterliegt unsere Police einem Moratorium oder einer vollständigen medizinischen Risikoprüfung? Vielen Dank, [Name]

HR an Mitarbeitende:

Betreff: Aktualisierung zum Payrollen medizinischer Leistungen
Ab April 2027 verlangt HMRC, dass bestimmte Leistungen, einschließlich der Krankenversicherung, über die Lohnabrechnung versteuert und gemeldet werden. Sie werden den steuerpflichtigen Wert auf Ihrer monatlichen Gehaltsabrechnung sehen, und die Steuer wird in Echtzeit abgezogen. Bitte prüfen Sie Ihre Gehaltsabrechnungen und kontaktieren Sie uns, wenn Ihnen Unstimmigkeiten auffallen.
Mit freundlichen Grüßen, HR-Team

Wie Caira by Unwildered helfen kann

Caira by Unwildered ist darauf ausgelegt, sowohl Arbeitgebern als auch Beschäftigten zu helfen, sich für diese Änderungen zu organisieren. Sie können Policenunterlagen, Schreiben, Screenshots, E-Mails, medizinische Notizen und Rechnungen hochladen. Caira kann Formulierungen vergleichen, Belege ordnen, Fragen oder E-Mails entwerfen und Ihnen helfen, die nächsten Schritte zu verstehen – jederzeit, Tag und Nacht. Keine Frage ist zu grundlegend.

Nützliche Ausgangspunkte

• GOV.UK-Leitlinien zu Arbeitgeberausgaben und Leistungen

• GOV.UK-Leitlinien zu medizinischer oder zahnärztlicher Behandlung und Versicherung

• HMRC-Leitlinien zum verpflichtenden Payrollen

• NHS England Referral-to-Treatment-Daten

• Seiten des Financial Ombudsman zu privater medizinischer und zahnärztlicher Versicherung

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen, keine rechtliche, steuerliche, versicherungsbezogene, finanzielle oder medizinische Beratung.