Krankenversicherung für Unternehmen verstehen: Steuerliche Absetzbarkeit vs. geldwerter Vorteil

Private Krankenversicherung (PMI) ist für Unternehmen im Vereinigten Königreich eine beliebte Zusatzleistung für Mitarbeitende, insbesondere da die Wartelisten des NHS weiterhin Anlass zur Sorge geben (prüfen Sie die neuesten Referral-to-Treatment-Daten von NHS England für aktuelle Zahlen). Die steuerliche Behandlung einer vom Unternehmen bezahlten Krankenversicherung ist jedoch komplexer, als es zunächst scheint. Arbeitgeber und Beschäftigte unterliegen unterschiedlichen Regeln, und Fehler können zu unerwarteten Steuerforderungen oder Compliance-Problemen führen.

Körperschaftsteuer für Arbeitgeber: Ist PMI absetzbar?

Für Arbeitgeber ist die zentrale Frage, ob die Kosten für die Bereitstellung von PMI bei der Körperschaftsteuer vom Unternehmensgewinn abgezogen werden können. Die Antwort lautet in der Regel ja – wenn die Police ausschließlich und notwendig für die Zwecke des Unternehmens bereitgestellt wird. In der Praxis werden die meisten Gruppen-PMI-Tarife für Mitarbeitende als legitime Betriebsausgabe behandelt. Die EIM21762-Leitlinie von HMRC behandelt dies ausführlich.

Dieser Abzug für das Unternehmen ist jedoch getrennt davon zu betrachten, wie die Leistung für Beschäftigte behandelt wird. Selbst wenn der Arbeitgeber die Kosten bei der Körperschaftsteuer geltend macht, kann für die beschäftigte Person dennoch eine persönliche Steuerbelastung entstehen.

Geldwerter Vorteil: Was bedeutet das?

Wenn ein Unternehmen die Krankenversicherung eines Mitarbeiters bezahlt, behandelt HMRC dies in der Regel als steuerpflichtigen geldwerten Vorteil (BIK). Sofern die Police nur Notfallbehandlungen während der Arbeit im Ausland abdeckt, gilt die meisten PMI als BIK. Das bedeutet:

• Der Wert der Prämie wird an HMRC gemeldet (derzeit über P11D, siehe unten jedoch zu Änderungen).

• Die beschäftigte Person zahlt Einkommensteuer auf den Wert des Vorteils.

• Der Arbeitgeber zahlt Class 1A National Insurance auf die Prämie.

Ab dem 6. April 2027 führt HMRC schrittweise das verpflichtende Payrollen für bestimmte Leistungen ein, einschließlich medizinischer Leistungen. Das bedeutet eine Echtzeitmeldung und Steuerabzüge über die Lohnabrechnung statt des jährlichen P11D-Verfahrens. Arbeitgeber sollten die aktuellsten HMRC-Leitlinien zum Payrollen prüfen, um ihre Lohnabrechnungssysteme und Prozesse vorzubereiten.

Unübersichtliches Beispiel: Wenn Steuer und Meldung schiefgehen

Stellen Sie sich vor, ein kleines Technologieunternehmen, „Codewise Ltd“, bietet allen Mitarbeitenden PMI über eine Gruppenpolice mit Aviva an. Der Finanzmanager nimmt an, dass die Prämien einfach Betriebsausgaben sind, und vergisst, sie als geldwerten Vorteil zu melden. Sechs Monate nach Jahresende erhalten die Beschäftigten unerwartete Steuerbescheide von HMRC. Eine Mitarbeiterin, die mitten im Jahr eingetreten ist, ist besonders verwirrt – ihr P11D weist eine Jahresprämie aus, nicht nur die Monate, in denen sie versichert war. Das Unternehmen sieht sich außerdem mit einer Strafe wegen nicht gezahlter Class 1A NIC konfrontiert. Die Klärung erfordert Rückfragen bei HMRC, Korrekturen in der Lohnabrechnung und einige sehr frustrierte Mitarbeitende.

Praktische Schritte für Arbeitgeber

1. Prüfen Sie Ihre Police: Überprüfen Sie jährlich, ob Ihre PMI-Police den geschäftlichen Anforderungen entspricht und mit den HMRC-Regeln konform ist.

2. Lohnabrechnungssysteme aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnabrechnungssoftware das Payrollen von Leistungen im Vorfeld der Änderungen 2027 verarbeiten kann.

3. Klare Kommunikation: Geben Sie den Mitarbeitenden schriftliche Mitteilungen, in denen erklärt wird, dass PMI eine steuerpflichtige Leistung ist und ihren Steuercode oder ihre Jahressteuer beeinflussen kann.

4. Unterlagen aufbewahren: Speichern Sie Policenunterlagen, Mitteilungen des Anbieters und Nachweise über Benachrichtigungen an Mitarbeitende. Das hilft, wenn HMRC oder eine beschäftigte Person Ihren Prozess hinterfragt.

Fragen an HR, Versicherer, Makler oder Arzt

• Deckt unsere PMI-Police nur Geschäftsreisen ab, oder umfasst sie auch private Behandlungen?

• Wie werden die Prämien an HMRC gemeldet – über P11D oder über die Lohnabrechnung?

• Wie ist das Verfahren, wenn ich mitten im Jahr ein- oder austrete?

• Welche Ausschlüsse gelten (z. B. Vorerkrankungen, chronische Erkrankungen)?

• Wenn ich eine Vorerkrankung habe, wie wird sie in unserer Police behandelt?

• Wie kann ich Einspruch einlegen, wenn ein Anspruch abgelehnt wird?

Streitigkeiten und Ausschlüsse: Wo Probleme entstehen

Meinungsverschiedenheiten entstehen häufig bei Vorerkrankungen und Police-Ausschlüssen. Die meisten UK-PMI-Policen (von Anbietern wie Bupa, AXA Health, Aviva, Vitality, WPA) decken akute Erkrankungen ab, schließen chronische jedoch aus. Die Art der Risikoprüfung ist wichtig:

Streitigkeiten über chronische versus akute Erkrankungen sind häufig. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter mit Asthma feststellen, dass sein Anspruch für eine Brustinfektion abgelehnt wird, weil der Versicherer dies als chronische, mit dem Asthma verbundene Erkrankung einstuft. Wenn Sie mit einer Entscheidung nicht einverstanden sind, kann der Financial Ombudsman Beschwerden zu PMI prüfen, einschließlich solcher zu Vorerkrankungen und Ausschlüssen.

Checkliste: PMI-Streitigkeiten vermeiden

• Fordern Sie jedes Jahr die vollständige Liste der Police-Ausschlüsse an und lesen Sie sie.

• Bitten Sie HR, Ihre Art der Risikoprüfung und etwaige Wartezeiten zu bestätigen.

• Bewahren Sie eine Aufzeichnung aller Gesundheitsangaben auf, die zu Beginn Ihrer Police gemacht wurden.

• Holen Sie sich eine schriftliche Bestätigung von Ihrem Versicherer, wenn Sie sich über den Versicherungsschutz für eine bestimmte Erkrankung unsicher sind.

• Wenn ein Anspruch abgelehnt wird, bitten Sie um die Begründung in Schriftform und folgen Sie dem Beschwerdeverfahren des Versicherers.

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Nützliche Ausgangspunkte

• GOV.UK: Arbeitgeberausgaben und Leistungen (Krankenversicherung)

• GOV.UK: Medizinische oder zahnärztliche Behandlung und Versicherung

• HMRC: Leitlinien zum verpflichtenden Payrollen

• NHS England: Referral-to-Treatment-Daten

• Financial Ombudsman: Beschwerden zu privater medizinischer und zahnärztlicher Versicherung

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen, keine rechtliche, steuerliche, versicherungsbezogene, finanzielle oder medizinische Beratung.