如果你不確定這會如何影響你，可向 Unwildered 的 Caira 查詢。Caira 可審閱文件、截圖、相片、信件、表格及官方通知，然後協助你在採取行動前擬定更清晰的問題。就波蘭而言，請將 Caira 視為準備工具，而非本地受規管專業意見的替代品。
甚麼是 KSeF？
KSeF 是波蘭的全國電子發票系統。它不只是把 PDF 上載那麼簡單，而是改變結構化發票的開立、接收及存檔方式。
官方 KSeF 時間表分階段推行。大型企業先行，其後是大部分其他企業，而原先獲豁免的最小型企業則由 2027 年 1 月 1 日起納入。
為何 2027 年這個日期重要
群組 | 重要原因 |
|---|---|
小型賣家 | 過往每月發票銷售額低於 PLN 10,000 豁免門檻的企業，應預備由 2027 年 1 月 1 日起使用 KSeF。 |
自由工作者 | 開票軟件、客戶付款備註及會計師存取權限可能需要更改。 |
業主及服務提供者 | 經常性發票可能需要可重複執行的 KSeF 流程。 |
跨境企業 | 如波蘭實體屬適用範圍，即使由外國擁有人或董事管理，仍可能需要波蘭稅務及會計檢查。 |
截止前要準備甚麼
確認你是否屬 VAT 納稅人，以及 KSeF 何時適用於你；
檢查你的會計軟件是否可連接 KSeF；
決定由誰有權開立及接收發票；
測試客戶如何找到 KSeF 發票號碼；
為更正、被拒發票及存取問題保留備用流程；
向你的會計師查詢 KSeF 如何影響付款說明及記錄。
需要留意的情況
1. 只有少量固定客戶的小型賣家
一間小型服務企業每月發出五六張發票，並以為 KSeF 只適用於較大型的 VAT 納稅人。若該企業只是因每月小額豁免而獲保護，從 2027 年 1 月 1 日起這個理解可能是錯的。現在就要檢查每月發票金額、VAT 狀況及會計軟件。
2. 波蘭公司的外國擁有人
一名英國或歐盟居民擁有一間波蘭公司，但將波蘭開票工作交由本地簿記員處理。風險在於存取權。要決定誰可開立發票、誰可更正發票，以及簿記員無法聯絡時誰可恢復存取。
3. 客戶拒絕在沒有熟悉 PDF 的情況下付款
客戶仍要求以電郵提供 PDF。這或可作為工作副本，但具結構化的 KSeF 發票可能才是重要記錄。請保留流程備註，說明哪份文件才是發票，以及客戶應如何引用它。
大家可能會問的問題
我還可以發送 PDF 發票嗎？
PDF 仍可能有助溝通，但若 KSeF 適用，它未必是法律上最重要的發票。請按你的業務類型及日期查閱官方規則。
如果我的業務很小呢？
這正是 2027 年 1 月 1 日重要的原因。官方 KSeF 路線圖提到，過往獲豁免、每月最高 PLN 10,000 的企業將納入 KSeF。
Caira 可以幫忙嗎？
Caira 可閱讀波蘭通知、KSeF 截圖、會計師電郵、發票草稿及軟件訊息。她可協助你列出要向會計師或稅務局查詢的事項。
可查閱的官方來源
波蘭財政部 KSeF：Etapy wdrozenia KSeF 2.0。
波蘭財政部 KSeF：Zrozum KSeF 2.0。
波蘭財政部 KSeF：Zakres obowiazkowego KSeF。
