Om du är osäker på hur detta påverkar dig, chatta med Caira by Unwildered. Caira kan granska dokument, skärmdumpar, foton, brev, formulär och officiella meddelanden, och sedan hjälpa dig att formulera tydligare frågor innan du agerar. För Polen bör du se Caira som ett förberedelseverktyg snarare än en ersättning för lokal reglerad rådgivning.
Vad är KSeF?
KSeF är Polens nationella system för e-fakturering. Det handlar inte bara om att ladda upp PDF:er. Det förändrar hur strukturerade fakturor utfärdas, tas emot och lagras.
Den officiella tidsplanen för KSeF är stegvis. Stora företag gick först, därefter de flesta andra företag, och de minsta tidigare undantagna företagen omfattas från och med 1 januari 2027.
Varför datumet 2027 spelar roll
Grupp | Varför det spelar roll |
|---|---|
Små säljare | Företag som tidigare låg under undantaget för fakturaförsäljning på 10 000 PLN per månad bör planera för KSeF från och med 1 januari 2027. |
Frilansare | Faktureringsprogram, kundernas betalningsreferenser och revisorns åtkomst kan behöva ändras. |
Hyresvärdar och tjänsteleverantörer | Återkommande fakturor kan behöva en upprepbar KSeF-process. |
Gränsöverskridande företag | En utländsk ägare eller styrelseledamot kan ändå behöva polska skatte- och bokföringskontroller om det polska bolaget omfattas. |
Vad du bör förbereda före deadline
bekräfta om du är momspliktig och när KSeF gäller för dig;
kontrollera om din bokföringsprogramvara ansluter till KSeF;
avgör vem som har behörighet att utfärda och ta emot fakturor;
testa hur kunderna hittar KSeF-fakturanumret;
ha en reservprocess för rättelser, avvisade fakturor och åtkomstproblem;
fråga din revisor hur KSeF påverkar betalningsbeskrivningar och register.
Scenarier som kräver extra omsorg
1. Liten säljare med några få återkommande kunder
Ett litet tjänsteföretag skickar fem eller sex fakturor i månaden och antar att KSeF bara gäller större momsbetalare. Det kan vara fel från och med 1 januari 2027 om företaget bara skyddades av det lilla månatliga undantaget. Kontrollera fakturornas månadsvärde, momsstatus och bokföringsprogram nu.
2. Utländsk ägare till ett polskt företag
En person bosatt i Storbritannien eller EU äger ett polskt företag men lämnar polsk fakturering till en lokal bokförare. Risken gäller åtkomst. Bestäm vem som kan utfärda fakturor, vem som kan rätta dem och vem som kan återställa åtkomsten om bokföraren inte är tillgänglig.
3. Kunden vägrar betala utan en bekant PDF
En kund ber fortfarande om en PDF via e-post. Det kan vara okej som arbetskopia, men den strukturerade KSeF-fakturan kan vara den viktiga handlingen. Ha en processanteckning som förklarar vilket dokument som är fakturan och hur kunden ska hänvisa till den.
Frågor som folk sannolikt kommer att ställa
Kan jag fortfarande skicka en PDF-faktura?
En PDF kan fortfarande vara användbar för kommunikation, men den kanske inte är den juridiskt viktiga fakturan om KSeF gäller. Kontrollera de officiella reglerna för din företagstyp och ditt datum.
Vad händer om mitt företag är väldigt litet?
Det är just därför 1 januari 2027 spelar roll. Den officiella KSeF-planen hänvisar till de tidigare undantagna företagen upp till 10 000 PLN per månad som förs in i KSeF.
Kan Caira hjälpa till?
Caira kan läsa polska meddelanden, skärmdumpar från KSeF, mejl från revisorn, utkast till fakturor och programvarumeddelanden. Hon kan hjälpa dig att lista vad du ska fråga din revisor eller skattemyndighet om.
Officiella källor att kontrollera
Polska finansministeriet KSeF: Etapy wdrozenia KSeF 2.0.
Polska finansministeriet KSeF: Zrozum KSeF 2.0.
Polska finansministeriet KSeF: Zakres obowiazkowego KSeF.
