Om du arbetar inom Civil Service och har byggt ditt liv kring hybridarbete kan det kännas som att marken har flyttats under fötterna när du får höra att du nu måste vara på kontoret 60 % av tiden. Många anställda flyttade längre bort, tog på sig omsorgsansvar eller anpassade sig efter funktionsnedsättning utifrån 1–2 dagar på kontoret. Nu får de höra att de ska vara där tre dagar eller mer, ofta med samma lön och utan mycket samråd.

Den här guiden är skriven för anställda i UK Civil Service i England och Wales—inklusive handläggare, policyrådgivare, personal på jobcentre, operativa chefer, analytiker, IT-specialister och administrativa tjänstemän. Den förklarar hur 60 %-kravet på kontorsnärvaro samspelar med:

• Anställningsavtal och avtal om flexibelt arbete

• Konstruktiv osaklig uppsägning

• Indirekt könsdiskriminering

• Diskriminering på grund av funktionsnedsättning och skäliga anpassningar

Detta är inte juridisk rådgivning, men det är utformat för att hjälpa dig att läsa dina policyer, avtal och brev tydligare innan du talar med ditt fackförbund, HR eller en juridisk rådgivare.

Vad är Civil Service-regeln om 60 % kontorsnärvaro?

År 2024 förstärkte Cabinet Office förväntningarna på att många kontorsbaserade tjänstemän i Civil Service ska tillbringa minst 60 % av sin arbetstid på kontoret. Myndigheter som Home Office, DWP, HMRC, MoJ, ONS och Land Registry har tillämpat detta på olika sätt, men huvudbudskapet har varit konsekvent: fler dagar på kontoret, mindre arbete hemifrån.

Viktiga punkter:

• 60 %-siffran anges ofta som en miniminivå förväntan, inte ett förhandlat individuellt avtal.

• Vissa myndigheter har kopplat prestationsbedömningar, befordringsmöjligheter eller till och med disciplinära åtgärder till efterlevnad.

• Fackförbund har rapporterat åtgärder vid bristande efterlevnad på organisationer som Office for National Statistics, och omröstningar om stridsåtgärder vid organ som HM Land Registry specifikt på grund av 60 %-kravet.

För många tjänstemän känns detta mindre som ett policydokument och mer som en plötslig förändring av hur och var arbetet utförs.

Avtal, flexibelt arbete och när en förändring är ”grundläggande”

Om 60 %-regeln är laglig i ditt fall beror i hög grad på vad som avtalades tidigare och vad ditt avtal och dina policyer säger.

Frågor att ställa:

• Vad står det i ditt skriftliga avtal om din ordinarie arbetsplats och kontorsnärvaro?

• Kom ni överens om ett formellt upplägg för flexibelt arbete (till exempel enligt det lagstadgade systemet för flexibelt arbete) som minskade dina kontorsdagar?

• Har det funnits skriftliga försäkringar eller policyer sedan Covid som utlovade ett visst mönster, till exempel två dagar på kontoret?

Vanliga situationer:

• Ren policyändring: ditt avtal har alltid sagt att din bas är ett visst kontor och myndigheten lättade helt enkelt på närvarokravet under Covid. I så fall kan de hävda att de bara återupprättar avtalet.

• Överenskommen ändring: du har ett brev eller e-postmeddelande som bekräftar ett långsiktigt hybridupplägg, till exempel ”en dag i veckan på kontoret”, möjligen som en skälig anpassning eller ett beviljat önskemål om flexibelt arbete. I den situationen kan ett tvång att vara på plats 60 % mer likna en avtalsändring.

En förändring är mer sannolikt problematisk om den:

• Har stor påverkan på din förmåga att utföra arbetet (till exempel fördubblad restid eller ökade barnomsorgskostnader)

• Infördes med liten eller ingen konsultation

• Ignorerar tidigare dokumenterade överenskommelser

Konstruktiv uppsägning: när en tvingad återgång till kontoret kan gå för långt

I England och Wales uppstår konstruktiv osaklig uppsägning när:

• Din arbetsgivare gör ett grundläggande avtalsbrott (inklusive den underförstådda skyldigheten om ömsesidigt förtroende och tillit), och

• Du säger upp dig som svar på detta avtalsbrott.

Exempel i 60 %-sammanhang inkluderar:

• Att ensidigt tvinga fram en betydande förändring av din arbetsplats eller ditt arbetssätt utan genuint samråd

• Att ignorera ditt omsorgsansvar eller behov kopplade till funktionsnedsättning, trots tydliga bevis

• Att hota med disciplinära åtgärder vid bristande efterlevnad när du försöker diskutera upplägget i god tro

Viktiga förbehåll:

• Anspråk om konstruktiv uppsägning är komplicerade och riskfyllda. Du behöver i allmänhet minst två års anställning för att väcka ett vanligt osaklig uppsägningsärende, och du måste vanligtvis säga upp dig.

• Tidpunkten spelar roll—om du väntar för länge efter avtalsbrottet kan det ses som att du accepterat de nya villkoren.

• Tribunaler kommer att granska noggrant vad avtalet sa, vilken konsultation som skedde och hur båda sidor agerade.

Eftersom uppsägning är ett allvarligt steg är det oftast säkrare att:

• Samla dokument (avtal, utdrag ur policyer, e-post)

• Ta råd från ditt fackförbund eller en juridisk rådgivare

• Utforska klagomålsvägar och möjligheter till flexibelt arbete innan du säger upp dig, om inte din situation är helt ohållbar
  
  
  
  
  
  

Indirekt könsdiskriminering och omsorgsansvar

60 %-regeln kan slå hårdare mot vissa grupper än andra.

I många hushåll bär kvinnor fortfarande en större del av omsorgsansvaret för barn eller äldre släktingar. En strikt regel om ”tre dagar på kontoret” kan:

• Öka barnomsorgskostnaderna till en nivå som inte är överkomlig

• Göra logistiken kring hämtning på förskola eller skola omöjlig

• Tvinga fram svåra val om att minska arbetstiden eller lämna Civil Service

I juridisk mening kan detta aktualisera frågan om indirekt könsdiskriminering när:

• En bestämmelse, ett kriterium eller en praxis (såsom en 60 %-regel för kontoret) gäller alla

• Den innebär en särskild nackdel för en viss grupp (till exempel kvinnor med omsorgsansvar)

• Den innebär också en nackdel för dig

• Arbetsgivaren inte kan visa att regeln är ett proportionerligt sätt att uppnå ett legitimt mål

Saker som spelar roll i praktiken:

• Om myndigheten på allvar har övervägt individuella omständigheter

• Om mindre ingripande alternativ (till exempel 40 % närvaro, andra dagar eller flexibilitet team för team) har prövats

• Om beslut och motiveringar är korrekt dokumenterade

Även om du inte väcker talan kan det hjälpa chefer att förstå den juridiska risken med ett generellt tillvägagångssätt om du formulerar dina invändningar på detta sätt i ett klagomål eller en begäran om flexibelt arbete.

Funktionsnedsättning, skäliga anpassningar och skrivbordsdelning

För anställda med funktionsnedsättning och långvariga hälsotillstånd kan 60 %-regeln samspela med skyldigheten att göra skäliga anpassningar enligt Equality Act 2010.

Typiska situationer:

• En medarbetare med rörelsehinder eller kronisk smärta som har svårt att pendla flera dagar i veckan

• Någon med autism, ADHD eller ångest som upplever öppna kontorsmiljöer med hot-desking som överväldigande men som har fungerat bra med arbete hemifrån

• En tjänsteman med nedsatt immunförsvar vars riskprofil förändrades under och efter Covid

Skäliga anpassningar kan omfatta:

• Minskade förväntningar på kontorsnärvaro (till exempel 20–40 % i stället för 60 %)

• Specifika skrivbordsplatser eller tysta utrymmen i stället för ren hot-desking

• Ändringar i arbetstider eller start- och sluttider för att undvika rusningstrafik

Den juridiska risken ökar när:

• Rekommendationer från företagshälsovården ignoreras eller plockas selektivt

• Chefer tillämpar närvarotriggers eller prestationspåföljder utan att anpassa för funktionsnedsättningsrelaterade begränsningar

• HR behandlar all personal identiskt trots tydliga bevis på nackdelar kopplade till funktionsnedsättning

Den separata artikeln om funktionsnedsättning, närvarotriggers och DWP-paradoxen går djupare in på dessa frågor, men de är direkt relevanta när myndigheter insisterar på en strikt 60 %-regel.

Särskilda fall: under 2 års anställning, sjukledighet och föräldraledighet

Dina möjligheter beror också på din anställningstid och nuvarande status.

• Om du har mindre än två års sammanhängande anställning i Civil Service är dina möjligheter att väcka ett vanligt osaklig uppsägningsärende begränsade. Däremot kan diskrimineringsanspråk (kön, funktionsnedsättning, graviditet/föräldraledighet osv.) göras gällande från första dagen.

• Om du är långtidssjukskriven bör myndigheten ändå samråda ordentligt med dig om förändringar i arbetssättet och överväga hur 60 %-regeln samspelar med din hälsa och eventuella råd från företagshälsovården.

• Om du är föräldraledig är graviditet och föräldraledighet särskilt skyddade egenskaper. Att införa nya närvaroregler på ett sätt som missgynnar dig vid återgång—utan noggrant övervägande eller samråd—kan innebära hög risk för arbetsgivaren.

I alla tre fallen är det avgörande att dokumentera kommunikationen och spara kopior av policyer.

Praktiska steg om du har problem med 60 %-regeln

Innan du säger upp dig eller vägrar att följa regeln rakt av kan det hjälpa att ta några strukturerade steg.

1. Samla ihop dokumentationen:

   • Ditt avtal, eventuella överenskommelser om flexibelt arbete och e-post som hänvisar till ditt tidigare upplägg

   • Myndighetens policyer för närvaro, hybridarbete och likabehandling

   • Eventuella rapporter från företagshälsovården eller korrespondens kopplad till funktionsnedsättning
     
     
     
     

2. Förtydliga vad som faktiskt krävs av dig:

   • Tillämpas 60 %-regeln som ett absolut krav, eller finns det utrymme för undantag?

   • Gör chefer informella hot som går utöver den skriftliga policyn?
     
     
     
     

3. Formulera dina invändningar tydligt:

   • Förklara skriftligen hur regeln påverkar dig (plats, kostnad, omsorgsansvar, funktionsnedsättning, hälsa)

   • Hänvisa till flexibelt arbete, diskriminering och skäliga anpassningar där det är relevant
     
     
     
     

4. Använd interna vägar först när det är möjligt:

   • Begäran om flexibelt arbete

   • Begäran om skäliga anpassningar

   • Klagomål om informella försök inte fungerar
     
     
     
     

5. Sök råd tidigt:

   • Tala med din fackliga representant om du har en

   • Överväg oberoende juridisk rådgivning, särskilt om uppsägning eller avsked ligger nära till hands
     
     
     
     
     

Använd Caira för att förstå brev, policyer och alternativ

När du får täta e-postmeddelanden och utdrag ur policyer om kontorsnärvaro är det lätt att känna sig överväldigad. Där kan ett specialiserat verktyg hjälpa dig att bryta ned dokumenten.

Caira är en AI-driven, integritetsfokuserad juridisk assistent byggd för personer som hanterar juridik och förfaranden i England och Wales. Den kan hjälpa dig att:

• Ladda upp närvarobrev, beslut om flexibelt arbete, Civil Service Code, policyer för hybridarbete, rapporter från företagshälsovården och e-post med din chef som PDF-filer, Word-dokument, kalkylblad, skärmdumpar eller foton

• Ställa specifika frågor som ”Ändrar det här brevet faktiskt mitt avtal?” eller ”Var i den här policyn står det att 60 % är obligatoriskt?”

• Skapa utkast till e-post till din närmaste chef, formella klagomål, begäran om flexibelt arbete eller frågor inför fackliga möten, så att du inte behöver börja från ett tomt blad

• Be Caira att jämföra två versioner av en policy eller ett avtal sida vid sida—till exempel vägledning före och efter Covid om närvaro—och lyfta fram de praktiska skillnaderna

Bakom kulisserna läser Caira både dina uppladdade dokument och ett stort internt bibliotek med mer än 10 000 juridiska och skattemässiga dokument som är relevanta för England och Wales, och använder sedan generativ AI för att ge skräddarsydda förklaringar.

Ur integritetssynpunkt:

• Caira är utformad med integritet först—dina dokument används inte för att träna offentliga AI-modeller

• Din information lämnas inte vidare till mänskliga granskare från tredje part

Du kan prova Caira med en 14-dagars gratis provperiod som tar mindre än en minut att starta och inte kräver något kreditkort. Därefter är det en prisvärd, lågkostnadsprenumeration—ungefär vad en billig takeaway kostar varje månad—för £15/månad, tillgänglig dygnet runt på din telefon, surfplatta eller laptop.

Om det används väl ersätter det inte råd från fackförbund eller advokat, men det kan hjälpa dig att känna dig mer förberedd och mindre ensam innan du talar med dem.

Om du behöver mer detaljer kan vår Civil Service Code kontra yttrandefrihet: sociala medier, politisk aktivitet och disciplinär risk (UK Civil Service) hjälpa.

Du kan också ha nytta av Funktionsnedsatt i Civil Service: närvarotriggers, förmåga och DWP:s funktionsnedsättningsparadox (England och Wales, UK).

För relaterade frågor, se TOLATA-anspråk: att reda ut egendom när ni går isär.