Många tjänstemän känner sig kluvna mellan sin skyldighet till politisk opartiskhet och sin önskan att tala ärligt om de frågor de arbetar med varje dag. En tweet på ett låst konto, ett Facebook-inlägg om ”Rwanda-planen” eller att ställa upp som lokal kommunfullmäktigeledamot kan plötsligt leda till en HR-utredning.

Den här guiden är för tjänstemän inom hela UK Civil Service – inklusive handläggare på Home Office, arbetscoacher på DWP, tjänstemän på HMRC, juridiska rådgivare på MoJ, policyansvariga, analytiker och operativa chefer. Den förklarar på enkel engelska hur Civil Service Code, myndigheternas riktlinjer för sociala medier och skyddet för mänskliga rättigheter hänger ihop.

Den fokuserar på arbetsrättsliga principer som gäller i England och Wales.

Civil Service Code och riktlinjer för sociala medier: vad de faktiskt säger

Civil Service Code anger kärnvärdena integritet, ärlighet, objektivitet och opartiskhet. För de flesta anställda är detta ett avtalsdokument – en del av dina anställningsvillkor.

Cabinet Offices riktlinjer för sociala medier för tjänstemän (oktober 2014, fortfarande ofta hänvisade till) och många myndighetspolicyer betonar:

• Du får inte lämna ut officiell information utan behörighet.

• Du får inte delta i politisk eller offentlig aktivitet som äventyrar, eller kan uppfattas äventyra, din opartiska tjänst till den sittande regeringen och framtida regeringar.

• Samma principer gäller oavsett om du använder sociala medier i arbetet eller privat.

Typiskt policy språk hänvisar till:

• Att undvika att dra Civil Service eller din myndighet i vanrykte.

• Att, där det är möjligt, tydligt ange att du talar i privat egenskap.

• Att söka råd om du är osäker på om en viss aktivitet online är lämplig.

Dessa principer tillämpas ofta mycket olika av olika chefer och HR-team, särskilt när politiken är polariserad.

Olika förväntningar på junior personal och seniora policyrådgivare

Förväntningarna skiljer sig beroende på din roll och nivå.

Exempel:

• En junior handläggare på Home Office eller DWP som inte talar för ministrar kan ha större utrymme att uttrycka personliga åsikter, förutsatt att hen inte lämnar ut konfidentiell information eller skapar en verklig risk för opartiskheten.

• En senior policyrådgivare, G7/G6 eller SCS-tjänsteman som är involverad i att ta fram kontroversiella policyer bedöms enligt en strängare standard, eftersom offentliga kommentarer lättare kan underminera upplevd neutralitet.

Vissa utredningar behandlar dock ett låst, privat konto med få följare på samma sätt som ett offentligt, högprofilerat konto som används av en senior talesperson.

En nyanserad bedömning bör beakta:

• Innehållet i inlägget (sakligt, åsiktsdrivet, kränkande?)

• Målgruppen och sekretessinställningarna

• Den anställdes roll och senioritet

• Eventuella åtgärder för att minimera förvirring (till exempel att inte nämna din myndighet i din bio)

När dessa faktorer ignoreras kan disciplinära åtgärder bli svårare att motivera.

Disciplinära åtgärder för inlägg i sociala medier: när kan uppsägning vara skälig?

Tjänstemän kan i princip sägas upp på ett skäligt sätt för misskötsamhet kopplad till sociala medier. De centrala frågorna för en arbetsdomstol i England och Wales skulle omfatta:

• Genomförde myndigheten en rimlig utredning?

• Trodde den verkligen att du hade begått den påstådda misskötsamheten (till exempel publicerat något som bröt mot Code)?

• Byggde den tron på rimliga bevis?

• Var uppsägning inom ramen för rimliga åtgärder, med hänsyn till din anställningstid, ditt tjänstgöringsbetyg och hur allvarligt beteendet var?

Faktorer som ofta spelar roll i ärenden om sociala medier:

• Kontext: en enstaka, lätt kritisk tweet på ett låst konto är något annat än en långvarig kampanj med kränkande eller mycket politiska inlägg.

• Ånger och insikt: om du tog bort innehållet, bad om ursäkt och förstod problemet.

• Konsekvens: om liknande beteende från andra har hanterats på samma sätt.

I vissa fall kan en skriftlig varning eller slutlig skriftlig varning vara en mer proportionerlig åtgärd än uppsägning, särskilt för långvarigt anställda med fläckfria tjänstgöringsregister.

Mänskliga rättigheter och artikel 10: hur långt sträcker sig yttrandefriheten för tjänstemän?

Tjänstemän är inte undantagna från skyddet för mänskliga rättigheter. Artikel 10 i Europeiska konventionen om de mänskliga rättigheterna (ECHR), som införlivats i brittisk rätt genom Human Rights Act 1998, skyddar yttrandefriheten.

Denna rättighet är dock inte absolut, särskilt inte för offentligt anställda. Legitima begränsningar kan införas för att skydda:

• Nationell säkerhet eller allmän säkerhet

• Andras anseende eller rättigheter

• Att upprätthålla en opartisk och effektiv civilförvaltning

I praktiken:

• Arbetsdomstolar och domstolar kommer att bedöma om en begränsning eller sanktion är proportionerlig – om uppsägning är motiverad eller om en mildare sanktion hade räckt.

• De kommer att väga betydelsen av den anställdes yttrande (allmänintresse kontra enbart personlig klagan) mot den potentiella skadan för opartiskheten och förtroendet för Civil Service.

Ingen artikel kan ge ett enkelt ja/nej-svar för varje tweet. Men att förstå att proportionalitet är en del av den rättsliga prövningen kan hjälpa dig att formulera argument om varför en viss sanktion känns alltför hård.

Politisk aktivitet: kommunfullmäktigeledamöter, partifunktioner och kampanjarbete

Civil Service Code och ytterligare vägledning från Cabinet Office behandlar politisk aktivitet separat, såsom:

• Att ställa upp i val som kommunfullmäktigeledamot, MP, MSP eller MS

• Att inneha ett ämbete i ett politiskt parti

• Att spela en betydande roll i politiska kampanjer

Viktiga teman:

• Vissa politiskt begränsade tjänster (vanligtvis mer seniora eller känsliga roller) får inte alls delta i vissa politiska aktiviteter.

• Andra anställda måste söka tillstånd innan de tar på sig roller och kan bli ombedda att avstå från särskilda aktiviteter.

• Det finns ofta en skillnad mellan nationell partipolitik och mer lokala, samhällsbaserade roller.

Nya fall, såsom tjänstemän som utreds eller stängs av för att inneha lokalt politiskt uppdrag, belyser oklarheter kring var gränsen går.

Om du överväger en politisk roll:

• Läs din myndighets vägledning om politisk aktivitet och de avsnitt i Civil Service Management Code som gäller för dig.

• Sök skriftlig rådgivning från HR eller myndighetens team för propriety and ethics.

• Överväg hur synlig och kontroversiell rollen sannolikt kommer att vara.
  
  
  
  
  
  

Särskilda situationer: anonyma konton, låsta profiler och beteende utanför arbetstid

Vanliga myter är:

• ”Om mitt konto är anonymt gäller inte reglerna.”

• ”Om min profil är låst kommer jobbet aldrig att få reda på det.”

• ”Om jag postar på min egen tid kan de inte säga något.”

I verkligheten:

• Om kollegor rimligen kan identifiera dig som tjänsteman, och dina inlägg är oförenliga med opartiskhet eller avslöjar konfidentiell information, kan du ändå bli föremål för åtgärder.

• Låsta konton kan skärmdumpas eller delas.

• Beteende utanför arbetstid kan vara relevant om det påverkar din roll eller din myndighets anseende.

Inte varje uttryck för en personlig åsikt är misskötsamhet. En balanserad bedömning tar hänsyn till:

• Hur allvarligt innehållet är

• Om du tydligt talar som privatperson

• Om det finns någon faktisk påverkan på ditt arbete eller myndigheten

Praktiska steg om du är under utredning eller oroar dig för ett inlägg

Om du utreds, eller inser att ett tidigare inlägg kan vara problematiskt, överväg:

1. Säkra bevis

   • Ta skärmdumpar av relevanta inlägg, meddelanden och sammanhang

   • Spara kopior av din myndighets policyer för sociala medier och uppförande
     
     
     
     
     
     

2. Undvik att förstöra bevis

   • Att radera inlägg kan vara klokt, men förstör inte material som senare kan behövas för att visa sammanhanget
     
     
     
     
     
     

3. Sök råd tidigt

   • Kontakta din fackliga representant

   • Överväg oberoende juridisk rådgivning om uppsägning diskuteras
     
     
     
     
     
     

4. Förbered din förklaring

   • Varför du publicerade det du gjorde

   • Vilka sekretessinställningar du hade

   • Vilka åtgärder du har vidtagit sedan dess (borttagning, ursäkt, förtydligande)
     
     
     
     
     
     

5. Delta i processen

   • Delta i utrednings- och disciplinmöten

   • Lämna skriftliga svar där det är lämpligt
     
     
     
     
     
     

Använd Caira för att granska policyer, inlägg och brev

När du får ett långt brev som citerar Civil Service Code kan det vara svårt att se vad det egentligen betyder för ditt jobb. Det är där ett specialiserat verktyg kan hjälpa dig att strukturera informationen.

Caira är en AI-driven, integritetsfokuserad juridisk assistent för personer som hanterar juridiska och processuella frågor i England och Wales. Den kan hjälpa dig att:

• Ladda upp disciplinära kallelser, utredningsrapporter, policyer för sociala medier, utdrag ur Civil Service Code och skärmdumpar av inlägg som PDF-filer, Word-dokument, bilder eller skärmdumpar

• Ställa frågor på enkel engelska, till exempel ”Vad exakt säger de att jag har gjort fel?” eller ”Förbjuder den här policyn tydligt det jag publicerade?”

• Skapa utkast till skriftliga svar, anteckningar inför möten, frågor till HR eller ditt fackförbund och reflekterande uttalanden så att du känner dig bättre förberedd

• Be Caira att jämföra två dokument sida vid sida – till exempel ditt avtal mot Code, eller två olika policyversioner – och markera viktiga skillnader

Bakom kulisserna läser Caira både dina uppladdade dokument och ett stort internt bibliotek med mer än 10 000 juridiska och skattemässiga dokument för England och Wales, och använder sedan generativ AI för att ge kontextanpassade förklaringar.

Ur ett integritetsperspektiv:

• Caira är byggd med integritet först – dina dokument används inte för att träna offentliga AI-modeller

• Din information delas inte med mänskliga granskare från tredje part

Du kan prova Caira med en 14-dagars gratis provperiod som tar mindre än en minut att starta och inte kräver något kreditkort. Därefter är det en prisvärd, lågkostnadsprenumeration på omkring £15/månad, tillgänglig dygnet runt på din telefon, surfplatta eller laptop.

Den ersätter inte ditt fackförbund eller juridisk rådgivning, men den kan hjälpa dig att känna dig mer i kontroll innan du har svåra samtal.

Om du behöver mer detaljer kan vår Civil Service 60% Office Attendance: Flexible Working, Discrimination and Constructive Dismissal (England and Wales, UK) vara till hjälp.

Du kan också ha nytta av Inside IR35 in the Civil Service: Holiday Pay, Worker Status and the Susan Winchester Case (UK).

För relaterad vägledning, se vår guide om BBC:s opartiskhet och sociala medier.

För relaterade frågor, se Hälso-, socialvård och finansiering i EHCP:er: få hela bilden.